Behördenumzug ohne Chaos: Erfolgsfaktoren für öffentliche Einrichtungen
Behördenumzug ohne Chaos: Erfolgsfaktoren für öffentliche Einrichtungen
Vergaberecht, Personalratsbeteiligung, DSGVO-konformer Aktentransport und Etappenplanung – worauf es beim Standortwechsel einer Verwaltung wirklich ankommt.
- Seit 2012 in Berlin
- 10.000+ Umzüge
- Festangestellte Mitarbeiter
- Eigene Flotte, kein Subunternehmer
- Vergabekonforme Angebote
Kurz beantwortet
Ein Behördenumzug ist der Standortwechsel einer öffentlichen Verwaltung – und unterliegt Regeln, die im privaten Firmenumzug keine Rolle spielen: Vergaberecht bei der Beauftragung, Mitbestimmung des Personalrats, DSGVO-konforme Behandlung von Akten, gegebenenfalls Sicherheitsüberprüfungen des eingesetzten Personals sowie die Pflicht, den Publikumsverkehr aufrechtzuerhalten. Realistisch sind sechs bis zwölf Monate Vorlauf – der Transport selbst ist der kürzeste Teil des Projekts.
Inhaltsverzeichnis
- Was Behördenumzüge besonders macht
- Vergaberecht: wie beauftragt wird
- Personalrat & Mitbestimmung
- Akten, DSGVO & Verschlusssachen
- Interne Kommunikation
- Logistik & Etappenplanung
- IT, Archiv & Registratur
- Publikumsverkehr aufrechterhalten
- Der Phasenplan
- Nachbereitung & Abnahme
- Häufige Fehler
- FAQ – Häufige Fragen
Kapitel 01Was einen Behördenumzug von einem Firmenumzug unterscheidet
Technisch betrachtet werden auch bei einer Behörde Schreibtische, Aktenschränke und Server bewegt. Organisatorisch ist der Unterschied jedoch erheblich: Eine Verwaltung kann ihren Dienstleister nicht frei wählen, muss ihre Beschäftigtenvertretung beteiligen, hat gesetzliche Aufbewahrungspflichten für ihre Unterlagen und darf ihren Bürgerservice nicht einfach für zwei Wochen einstellen.
| Aspekt | Firmenumzug | Behördenumzug |
|---|---|---|
| Beauftragung | Freie Wahl des Anbieters | Vergaberechtlich geregeltes Verfahren |
| Mitbestimmung | Betriebsrat, sofern vorhanden | Personalrat, gesetzlich verankert |
| Unterlagen | Betriebliche Dokumente | Akten mit Aufbewahrungs- und Archivpflichten |
| Vertraulichkeit | Geschäftsgeheimnisse | Personenbezogene Daten, teils Verschlusssachen |
| Externe Wirkung | Kunden und Lieferanten | Bürgerinnen und Bürger mit Rechtsanspruch auf Leistungen |
| Vorlaufzeit | 2–4 Monate | 6–12 Monate, inklusive Vergabeverfahren |
Der häufigste Planungsfehler
Die Vorlaufzeit wird fast immer unterschätzt – und zwar nicht wegen der Logistik, sondern wegen des Vergabeverfahrens. Zwischen Bedarfsermittlung, Leistungsbeschreibung, Veröffentlichung, Angebotsfrist, Wertung und Zuschlag vergehen selbst bei einer nationalen Ausschreibung mehrere Monate. Wer den Umzugstermin festlegt, bevor das Verfahren geplant ist, gerät zwangsläufig unter Druck.
Kapitel 02Vergaberecht: wie eine Behörde einen Umzug beauftragt
Öffentliche Auftraggeber dürfen Umzugsleistungen nicht frei vergeben, sondern müssen ein vergaberechtliches Verfahren durchführen. Welches Verfahren zulässig ist, hängt vom geschätzten Auftragswert ab. Grob gilt eine Stufenfolge – von der einfachen Direktbeauftragung bei kleinen Aufträgen über beschränkte und öffentliche Ausschreibungen bis zum EU-weiten Verfahren oberhalb der Schwellenwerte.
Schwellenwerte ändern sich
Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre von der Europäischen Kommission neu festgesetzt, und unterhalb davon gelten je nach Bund, Land und Kommune unterschiedliche Wertgrenzen. In Berlin kommt zusätzlich das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz zur Anwendung. Prüfen Sie die für Ihre Dienststelle geltenden Werte deshalb immer tagesaktuell – eine allgemeine Faustregel führt hier verlässlich in die Irre.
Was eine belastbare Leistungsbeschreibung enthalten muss
Die Qualität der Angebote hängt unmittelbar an der Leistungsbeschreibung. Je unschärfer sie ist, desto größer die Preisspanne – und desto wahrscheinlicher sind Nachträge. Diese Angaben sollten enthalten sein:
- Mengengerüst: Anzahl Arbeitsplätze, laufende Meter Akten, Anzahl Schränke, Sonderobjekte
- Beide Objekte: Etagen, Aufzüge und deren Maße, Zufahrt, Ladezonen, Türbreiten
- Zeitfenster: Umzug außerhalb der Dienstzeiten, am Wochenende oder in Etappen
- Leistungstiefe: Wer packt – Beschäftigte selbst oder der Dienstleister?
- IT: Wer baut ab und wieder auf, wer haftet für Datenträger
- Sicherheitsanforderungen: erweiterte Führungszeugnisse, Sicherheitsüberprüfungen, Zugangsregelungen
- Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsverpflichtung, Transportsicherung
- Entsorgung: Altmobiliar, Verpackungsmaterial, aktenmäßige Vernichtung nach Sicherheitsstufe
Typische Eignungsnachweise
Neben dem Preis wird die Eignung geprüft. Üblicherweise verlangt werden:
- Handelsregisterauszug und Gewerbeanmeldung
- Nachweis der Verkehrshaftungsversicherung und Betriebshaftpflicht
- Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft
- Referenzen vergleichbarer Projekte aus den letzten Jahren
- Angaben zu festangestelltem Personal und eigenem Fuhrpark
- Tariftreue- und Mindestlohnerklärung nach dem jeweiligen Landesvergabegesetz
Wir liefern vergabekonforme Unterlagen
Für Ausschreibungen stellen wir die üblichen Eignungsnachweise vollständig zusammen und kalkulieren nach Ihrem Leistungsverzeichnis – positionsgenau statt pauschal. Auf Wunsch unterstützen wir Sie bereits in der Vorbereitungsphase mit einer unverbindlichen Markterkundung, damit Ihre Kostenschätzung realistisch ist und das richtige Verfahren gewählt wird.
Kapitel 03Personalrat und Mitbestimmung: früh einbinden, nicht informieren
Bei einem Behördenumzug ist der Personalrat zu beteiligen. Das ergibt sich aus dem Bundespersonalvertretungsgesetz beziehungsweise den Personalvertretungsgesetzen der Länder – in Berlin aus dem Personalvertretungsgesetz Berlin. Betroffen sind insbesondere Maßnahmen zur Gestaltung von Arbeitsplätzen, Änderungen der Arbeitsumgebung und Fragen der Arbeitszeit, etwa wenn Umzüge am Wochenende stattfinden.
Praktisch heißt das: Die Beteiligung gehört an den Anfang des Projekts, nicht ans Ende. Ein Personalrat, der erst mit dem fertigen Belegungsplan konfrontiert wird, kann das Verfahren erheblich verzögern – und tut das aus guten Gründen. Wird er früh eingebunden, wird er in der Regel zum Verbündeten, weil er die Bedenken der Beschäftigten kennt, bevor sie eskalieren.
Themen, die typischerweise mitbestimmungsrelevant sind
- Belegungsplanung und Zuweisung der Arbeitsplätze am neuen Standort
- Wechsel von Einzel- auf Mehrpersonenbüros oder Open-Space-Konzepte
- Arbeitszeitregelungen für Umzugstage, Wochenend- und Abendeinsätze
- Ergonomie und Ausstattung der neuen Arbeitsplätze
- Veränderte Wegezeiten und Erreichbarkeit des neuen Standorts
- Umgang mit dem Eigentum der Beschäftigten während des Transports
Nicht verwechseln: Dienststellenumzug und persönlicher Umzug
Der Umzug der Dienststelle ist das eine – der private Wohnortwechsel einzelner Beschäftigter infolge einer Versetzung das andere. Für Letzteren gilt das Bundesumzugskostengesetz mit eigenen Erstattungsansprüchen. Dazu finden Sie Details unter BUKG-Umzüge und Bundeswehr-Umzüge.
Kapitel 04Akten, Datenschutz und Verschlusssachen
Behördenakten enthalten in aller Regel personenbezogene Daten – häufig besonders schützenswerte nach Artikel 9 DSGVO, etwa in Gesundheits-, Sozial- oder Jugendämtern. Der Transport durch einen externen Dienstleister ist datenschutzrechtlich eine Auftragsverarbeitung und muss entsprechend abgesichert werden.
Die vier Bausteine der Aktensicherheit
Auftragsverarbeitungsvertrag
Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO regelt Zweck, Dauer, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Weisungsbefugnis der Dienststelle. Er wird vor Beginn geschlossen, nicht nachgereicht.
Verschwiegenheit und Überprüfung
Alle eingesetzten Kräfte werden namentlich benannt, auf Verschwiegenheit verpflichtet und legen bei Bedarf ein erweitertes Führungszeugnis vor. Kein Personalwechsel ohne Abstimmung.
Verschlossener Transport
Akten werden in verschließbaren oder verplombten Behältern transportiert, nicht in offenen Kartons. Jeder Behälter erhält eine eindeutige Nummer und einen Ziel-Standort.
Lückenlose Dokumentation
Übergabe, Transport und Übernahme werden protokolliert. Am Ende steht eine Nachweiskette, die auch gegenüber der Datenschutzaufsicht belastbar ist.
Aktenvernichtung nach Sicherheitsstufe
Ein Umzug ist der übliche Anlass, Altbestände auszusondern. Die Vernichtung richtet sich nach DIN 66399, die Schutzklassen und Sicherheitsstufen definiert. Für Unterlagen mit personenbezogenen Daten wird in der Praxis meist Stufe P-4 gefordert, für besonders vertrauliche Vorgänge P-5. Wichtig: Die Vernichtung muss dokumentiert und mit einem Vernichtungsnachweis belegt werden. Was nicht vernichtet, sondern nur aussortiert wird, geht ans zuständige Archiv – Anbietungs- und Aussonderungspflichten nach den Archivgesetzen sind vor jeder Entsorgung zu prüfen.
Sicherheitsbereiche und Verschlusssachen
In Justiz, Polizei, Finanzverwaltung und Ministerien kommen zusätzliche Anforderungen hinzu: Zutrittskontrollen, Begleitung durch eigenes Personal, festgelegte Wege innerhalb des Gebäudes und teilweise Sicherheitsüberprüfungen nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz. Verschlusssachen werden grundsätzlich nicht von externen Dienstleistern bewegt, sondern von der Dienststelle selbst nach der jeweiligen Verschlusssachenanweisung. Diese Abgrenzung gehört in die Leistungsbeschreibung, sonst entsteht am Umzugstag Unsicherheit.
Das Nummernsystem als Rückgrat
Ein durchgängiges Kennzeichnungssystem ist bei Behördenumzügen kein Detail, sondern die zentrale Steuerungsgröße. Bewährt hat sich ein dreiteiliger Code aus Organisationseinheit, Raumnummer am Zielort und laufender Nummer. Farbige Etiketten je Etage beschleunigen die Verteilung zusätzlich.
Der Vorteil: Am Zielort muss niemand mehr überlegen, wohin ein Behälter gehört. Das Team verteilt nach Code, die Fachabteilung findet ihre Unterlagen ohne Suchaufwand – und im Zweifel ist nachvollziehbar, wo etwas verblieben ist.
Kapitel 05Interne Kommunikation: der unterschätzte Erfolgsfaktor
Der häufigste Fehler bei Verwaltungsumzügen ist eine zu späte interne Kommunikation. Beschäftigte, die aus dem Flurfunk vom Umzug erfahren, entwickeln Widerstand gegen ein Projekt, das sie mittragen müssten. Die Faustregel: Informieren Sie, sobald die Entscheidung gefallen ist – auch wenn noch nicht jedes Detail feststeht. Offene Fragen offen zu benennen wirkt vertrauensbildender als eine spätere Perfektpräsentation.
Was sich in der Praxis bewährt hat
- Ein Umzugskoordinator je Organisationseinheit: feste Ansprechperson, die Fragen bündelt und Rückmeldungen sammelt
- Regelmäßige Statusmeldungen in gleichbleibendem Rhythmus – auch dann, wenn es nichts Neues gibt
- Eine zentrale Informationsseite im Intranet mit Zeitplan, Belegungsplänen und FAQ
- Informationsveranstaltungen zu Beginn und rund vier Wochen vor dem Umzug
- Klare Zuständigkeiten dafür, wer was packt, kennzeichnet und übergibt
- Eine Packanleitung mit Bildbeispielen, verteilt gemeinsam mit dem Material
Die persönliche Kiste
Geben Sie jeder und jedem Beschäftigten eine eigene, namentlich gekennzeichnete Kiste für den persönlichen Arbeitsplatz. Das nimmt die verbreitetste Sorge – dass eigene Unterlagen und Gegenstände verloren gehen – und reduziert Rückfragen am Umzugstag spürbar.
Kapitel 06Logistik und Etappenplanung
Behörden ziehen selten an einem Stück um. Bewährt hat sich der Etappenumzug: Organisationseinheiten wechseln nacheinander, meist über mehrere Wochenenden verteilt. So bleibt die Verwaltung durchgehend arbeitsfähig, und Fehler in der ersten Etappe lassen sich vor der zweiten korrigieren.
Die vier Bausteine der Umzugslogistik
- Etappenplanung: Reihenfolge nach fachlicher Abhängigkeit – IT-Infrastruktur und Serverraum zuerst, publikumsintensive Bereiche zuletzt oder umgekehrt, je nach Servicekonzept.
- Parallelbetrieb: Beide Standorte sind für einen definierten Zeitraum nutzbar. Das kostet Miete, spart aber Ausfallzeit – meist die günstigere Rechnung.
- Zentrale Materiallogistik: Behälter, Etiketten und Packlisten kommen aus einer Hand und folgen einem Nummernsystem.
- Passende Fahrzeuge und Technik: Für IT, Archive, Labore und Sicherheitsbereiche werden unterschiedliche Transportlösungen gebraucht.
Was am Objekt vorher geklärt sein muss
- Aufzugsmaße und Traglast, Möglichkeit der exklusiven Belegung
- Türbreiten, insbesondere bei Aktenschränken und Tresoren
- Ladezonen und Halteverbotszonen an beiden Standorten
- Boden- und Wandschutz in denkmalgeschützten Verwaltungsgebäuden
- Zutrittsregelungen, Schlüsselübergabe, Anmeldung beim Wachschutz
- Brandschutzauflagen für Stellflächen und Fluchtwege
- Bei oberen Etagen ohne geeigneten Aufzug: Einsatz eines Möbellifts
Arbeitsschutz gilt auch am Umzugstag
Für Umzugsarbeiten gelten die DGUV-Vorschriften ebenso wie die Arbeitsstättenregeln. Praktisch bedeutet das: gesicherte Verkehrs- und Fluchtwege, keine überfüllten Behälter über den zulässigen Gewichtsgrenzen und geeignete Hilfsmittel für schwere Lasten. Beschäftigte der Dienststelle sollten keine schweren Möbel selbst tragen – die Grenze zwischen Mithilfe und Arbeitsunfall ist schneller überschritten, als vielen bewusst ist.
Kapitel 07IT, Archiv und Registratur
IT-Umzug
Der IT-Umzug ist der kritische Pfad: Solange die Technik nicht läuft, ist die Behörde nicht arbeitsfähig – unabhängig davon, ob die Schreibtische stehen. Bewährt hat sich, die Netzwerkinfrastruktur am neuen Standort vor dem eigentlichen Umzug fertigzustellen und zu testen.
- Arbeitsplatzrechner nummeriert, verpackt und dem Zielarbeitsplatz zugeordnet
- Datenträger nach Vorgaben der IT-Sicherheit behandeln, im Zweifel getrennt transportieren
- Peripherie einzeln kennzeichnen – Kabel, Dockingstations, Monitore
- Telefonanlage und Nebenstellen vorab umgeschaltet und geprüft
- Funktionstest je Arbeitsplatz vor der Wiederaufnahme des Dienstbetriebs
Details zu Transport und Montage technischer Ausstattung: IT- und Bürotechnik-Transport.
Archiv und Registratur
Bei Registraturen und Archiven gilt eine zusätzliche Anforderung, die im Firmenumzug keine Rolle spielt: Die Ordnung muss erhalten bleiben. Ein Aktenbestand, dessen Reihenfolge durcheinandergerät, ist praktisch unbrauchbar – die Wiederherstellung kostet oft mehr als der gesamte Umzug.
- Regalmeterweise umziehen statt schrankweise – Reihenfolge bleibt erhalten
- Regalböden am Zielort vor Anlieferung montiert und beschriftet
- Anfangs- und Endsignatur je Behälter dokumentieren
- Klimatisch empfindliche Bestände nicht über Nacht im Fahrzeug lassen
- Aussonderung vorab mit dem zuständigen Archiv abstimmen
Möbel, Einrichtung und Sonderobjekte
Vieles in Verwaltungsgebäuden lässt sich nicht einfach tragen: Systemmöbel müssen fachgerecht zerlegt und wieder aufgebaut, Tresore gesondert bewegt und Akustikelemente sorgsam behandelt werden. Wir übernehmen die De- und Remontage, den Auf- und Abbau von USM-Haller-Systemen, den Transport von Akustik-Telefonkabinen sowie die komplette Objekteinrichtung am neuen Standort.
Nicht alles zieht mit um: Altmobiliar und ausgesonderte Ausstattung entsorgen wir fachgerecht über unsere Entsorgung. Was am neuen Standort noch keinen Platz hat, lagern wir zwischen – siehe Einlagerung und Standortverlagerung.
Kapitel 08Publikumsverkehr und Außenkommunikation
Eine Behörde kann ihren Betrieb nicht einfach pausieren. Bürgerinnen und Bürger haben Anspruch auf Leistungen, Fristen laufen weiter, Termine sind vergeben. Die Außenkommunikation gehört deshalb genauso in den Projektplan wie der Transport.
- Terminvergabe anpassen: Umzugstage frühzeitig aus dem Buchungssystem nehmen
- Website und Online-Terminvergabe: neue Adresse, geänderte Öffnungszeiten, Hinweis auf die Übergangsphase
- Beschilderung: am alten Standort für mindestens sechs Monate, am neuen ab dem ersten Tag
- Postumleitung: Nachsendeauftrag und Information an regelmäßige Absender
- Briefköpfe, Formulare, Stempel, Visitenkarten rechtzeitig neu erstellen
- Verzeichnisse aktualisieren: Behördenwegweiser, Google-Unternehmensprofil, Kartendienste
- Erreichbarkeit: Rufnummern und E-Mail-Adressen sollten möglichst unverändert bleiben
- Barrierefreiheit: Zugänge, Leitsysteme und Aufzüge am neuen Standort vorab prüfen
Presse und Politik mitdenken
Standortwechsel von Verwaltungen sind lokalpolitisch häufig ein Thema – gerade bei Rathäusern und Bürgerämtern. Eine vorbereitete, sachliche Information an Presse und Bezirksvertretung verhindert, dass die Deutungshoheit bei anderen liegt.
Kapitel 09Der Phasenplan: von der Bedarfsanalyse bis zur Abnahme
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12–9 Monate vorher
Bedarfsanalyse und Projektaufsetzung
Flächenbedarf ermitteln, Bestandsaufnahme von Mobiliar, IT und Aktenbeständen, Projektleitung benennen, Personalrat einbinden, Budget schätzen. Ergebnis: ein belastbares Mengengerüst als Grundlage für alles Weitere.
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9–6 Monate vorher
Vergabeverfahren
Leistungsbeschreibung erstellen, Verfahrensart festlegen, Vergabeunterlagen veröffentlichen, Angebote werten, Zuschlag erteilen. Bei EU-weiten Verfahren beginnt diese Phase entsprechend früher.
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6–3 Monate vorher
Detailplanung und Belegung
Belegungsplan je Raum, Etappenreihenfolge, IT-Infrastruktur am Zielobjekt herstellen, Kennzeichnungssystem festlegen, Aussonderung und Archivabstimmung starten.
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3–1 Monate vorher
Kommunikation und Vorbereitung
Beschäftigte informieren und schulen, Umzugskoordinatoren benennen, Packmaterial verteilen, Halteverbotszonen beantragen, Zutritts- und Schlüsselregelungen abstimmen.
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Umzugsphase
Durchführung in Etappen
Abbau, Transport und Aufbau je Organisationseinheit, meist über Wochenenden. Vor Ort steuert je eine Ansprechperson auf beiden Seiten – Dienststelle und Umzugsunternehmen.
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Nach dem Umzug
Abnahme und Nachbereitung
Funktionsprüfung, Mängelaufnahme, Nachjustierung, Rückbau am alten Standort, Entsorgung des Verpackungsmaterials, Abschlussdokumentation.
Kapitel 10Nachbereitung: der Umzug endet nicht mit dem Transport
Die Wochen nach dem Umzug entscheiden darüber, ob das Projekt als Erfolg wahrgenommen wird. Zwei Dinge sind dabei zentral: eine strukturierte Abnahme und ein funktionierender Weg für Mängelmeldungen.
- Funktionsprüfung von IT-Arbeitsplätzen, Netzwerk und Telefonanlage
- Kontrolle der Aktenbestände anhand der Übergabeprotokolle
- Mängelliste mit Fristen und Verantwortlichkeiten statt loser Zurufe
- Nachjustierung der Möblierung nach den ersten Arbeitstagen
- Rückbau, Endreinigung und Übergabe des alten Objekts
- Abholung von Behältern und Verpackungsmaterial
- Kurze Auswertung mit Projektleitung und Personalrat
Planen Sie außerdem eine Eröffnungsveranstaltung ein, so klein sie auch ausfällt. Sie markiert den Abschluss eines Projekts, das die Beschäftigten über Monate begleitet hat – und das wirkt stärker auf die Eingewöhnung, als es der Aufwand vermuten lässt.
Kapitel 11Die häufigsten Fehler bei Behördenumzügen
Vergabeverfahren zu spät gestartet
Der Umzugstermin steht, das Verfahren nicht. Ergebnis: Zeitdruck, teure Verfahrenswahl oder ein Termin, der verschoben werden muss.
Unscharfe Leistungsbeschreibung
Fehlt das Mengengerüst, kalkulieren Anbieter mit Sicherheitsaufschlägen oder rechnen später nach. Beides ist vermeidbar.
Personalrat erst am Ende beteiligt
Eine Beteiligung, die als Formalie kommt, kostet mehr Zeit als eine, die am Anfang steht.
Datenschutz nachgelagert behandelt
Ohne AV-Vertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung vor Beginn ist der Aktentransport angreifbar – unabhängig davon, wie sorgfältig gearbeitet wird.
IT parallel zum Möbelumzug
Wenn Netzwerk und Telefonanlage erst am Umzugstag entstehen, verlängert sich die Ausfallzeit um Tage statt Stunden.
Kein Kennzeichnungssystem
Ohne durchgängige Nummerierung wird die Verteilung am Zielort zum Ratespiel – und die Nachweiskette bricht.
Aussonderung ungeprüft entsorgt
Vor jeder Vernichtung sind Anbietungspflichten gegenüber dem zuständigen Archiv zu klären. Was einmal weg ist, kommt nicht zurück.
Bürgerkommunikation vergessen
Neue Adresse nicht überall aktualisiert, keine Beschilderung am alten Standort: Der Ärger landet beim Empfang.
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Ob Markterkundung, Angebot auf Ihr Leistungsverzeichnis oder Begleitung des gesamten Projekts: Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
Angebot anfordern 030 588 48 200Kapitel 12Häufige Fragen zum Behördenumzug
Wie lange dauert die Planung eines Behördenumzugs?
Realistisch sind sechs bis zwölf Monate von der Bedarfsanalyse bis zum Umzugstag. Der größte Zeitblock ist dabei nicht die Logistik, sondern das Vergabeverfahren. Bei EU-weiten Ausschreibungen und großen Dienststellen mit mehreren hundert Arbeitsplätzen kann der Vorlauf auch länger ausfallen.
Muss ein Behördenumzug ausgeschrieben werden?
Öffentliche Auftraggeber müssen ein vergaberechtliches Verfahren durchführen. Welches zulässig ist, richtet sich nach dem geschätzten Auftragswert – von der Direktbeauftragung bei kleinen Aufträgen bis zum EU-weiten Verfahren oberhalb der Schwellenwerte. Die maßgeblichen Wertgrenzen unterscheiden sich zwischen Bund, Ländern und Kommunen und werden regelmäßig angepasst, weshalb sie im Einzelfall geprüft werden müssen.
Muss der Personalrat beim Umzug beteiligt werden?
Ja. Nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz beziehungsweise den Personalvertretungsgesetzen der Länder sind insbesondere die Gestaltung von Arbeitsplätzen, Änderungen der Arbeitsumgebung und Arbeitszeitfragen mitbestimmungsrelevant. Eine frühe Einbindung verkürzt das Verfahren erfahrungsgemäß deutlich.
Wie werden Akten beim Behördenumzug datenschutzkonform transportiert?
Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Das eingesetzte Personal wird namentlich benannt und auf Verschwiegenheit verpflichtet, Akten werden in verschließbaren oder verplombten Behältern mit eindeutiger Nummerierung transportiert, und Übergabe wie Übernahme werden protokolliert. Daraus entsteht eine lückenlose Nachweiskette.
Kann der Dienstbetrieb während des Umzugs weiterlaufen?
Ja, mit einem Etappenumzug. Organisationseinheiten ziehen nacheinander um, meist über Wochenenden verteilt, während die übrigen Bereiche weiterarbeiten. Ergänzend lässt sich ein befristeter Parallelbetrieb beider Standorte einrichten. Vollständige Schließtage sind bei guter Planung selten nötig.
Werden auch Verschlusssachen transportiert?
Verschlusssachen werden in der Regel nicht von externen Dienstleistern bewegt, sondern von der Dienststelle selbst nach der jeweils geltenden Verschlusssachenanweisung. Diese Abgrenzung sollte bereits in der Leistungsbeschreibung eindeutig geregelt sein. Für Sicherheitsbereiche stellen wir benanntes Personal mit erweitertem Führungszeugnis.
Wie wird ausgesondertes Material entsorgt?
Altmobiliar und Ausstattung entsorgen wir fachgerecht und umweltgerecht. Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, üblicherweise in Sicherheitsstufe P-4 bei personenbezogenen Daten und P-5 bei besonders vertraulichen Vorgängen, jeweils mit Vernichtungsnachweis. Wichtig: Vor jeder Vernichtung sind die Anbietungspflichten gegenüber dem zuständigen Archiv zu prüfen.
Wer packt die Arbeitsplätze – die Beschäftigten oder der Dienstleister?
Beides ist möglich und gehört in die Leistungsbeschreibung. Verbreitet ist ein Mischmodell: Beschäftigte packen ihren persönlichen Arbeitsplatz in eine namentlich gekennzeichnete Kiste, während Aktenbestände, Technik und Möbel vollständig vom Dienstleister übernommen werden. Das senkt die Kosten und wahrt zugleich die Nachvollziehbarkeit.
Was kostet ein Behördenumzug?
Eine Pauschale gibt es nicht – der Preis hängt von Arbeitsplatzanzahl, laufenden Aktenmetern, Etappenanzahl, Leistungstiefe und den Zugangssituationen beider Objekte ab. Wir kalkulieren positionsgenau nach Ihrem Leistungsverzeichnis. Für die Kostenschätzung im Vorfeld bieten wir eine unverbindliche Markterkundung an.
Arbeitet ihr mit Subunternehmern?
Nein. Wir setzen festangestellte Mitarbeiter und eine eigene Fahrzeugflotte ein. Gerade bei sicherheitsrelevanten Objekten ist personelle Kontinuität eine Anforderung: Das eingesetzte Team wird namentlich benannt und wechselt nicht ohne Abstimmung mit der Dienststelle.
Fazit: Struktur schlägt Improvisation
Ein Behördenumzug scheitert selten an der Logistik. Er scheitert an zu spät gestarteten Vergabeverfahren, an einer Leistungsbeschreibung ohne Mengengerüst, an einer Personalvertretung, die vor vollendete Tatsachen gestellt wird, und an Datenschutzfragen, die man für eine Formalie gehalten hat.
Wer diese vier Punkte früh klärt, hat den schwierigen Teil hinter sich. Der Transport selbst ist planbares Handwerk – vorausgesetzt, das Kennzeichnungssystem steht, die IT ist vorbereitet und beide Objekte sind vorab besichtigt.
Wir begleiten öffentliche Auftraggeber in Berlin und deutschlandweit bei Verwaltungs- und Behördenumzügen – mit festangestelltem Personal, eigener Flotte und vergabekonformen Unterlagen. Einen Überblick über unsere Leistungen für den öffentlichen Sektor finden Sie unter Behördenumzug; für Unternehmen und Institutionen gilt entsprechend unser Gewerbeumzug beziehungsweise der Büroumzug.
Sprechen Sie uns früh an – idealerweise vor der Ausschreibung
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