Vom Zellenbüro zum Open Space: Was beim Konzeptwechsel wirklich passiert
Vom Zellenbüro zum Open Space: Was beim Konzeptwechsel wirklich passiert
Der Umzug ist die einzige Gelegenheit, Flächen ohne Kompromisse neu zu ordnen. Danach steht die Anordnung für Jahre. Was Sie über Flächenbedarf, Bestandsmobiliar und Akustik wissen sollten – aus der Perspektive derer, die hunderte Büros vorher und nachher gesehen haben.
- Seit 2012 in Berlin
- 10.000+ Umzüge
- Systemmöbel-Montage
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Kurz beantwortet
Beim Wechsel von Zellenbüros in ein offenes Konzept scheitern Projekte selten am Umzug, sondern an drei Fehleinschätzungen: Der Flächenbedarf pro Arbeitsplatz sinkt nicht so stark, wie erhofft, weil Verkehrsflächen, Rückzugsorte und Besprechungsräume zunehmen. Das Bestandsmobiliar passt größtenteils nicht – hohe Schränke und Stellwände sind im Open Space meist unbrauchbar. Und die Akustik wird unterschätzt: Sie ist der mit Abstand häufigste Grund für Unzufriedenheit nach dem Bezug. Wer diese drei Punkte vor dem Umzug klärt, transportiert nur, was am Ziel auch bleibt.
Inhaltsverzeichnis
Der organisatorische Teil steht woanders
Rückbauverpflichtung, Betriebsratsbeteiligung, IT-Kritikpfad, Adressänderung und Kostentreiber behandeln wir im Ratgeber Büroumzug planen. Hier geht es um die Fläche selbst.
Kapitel 01Die vier gängigen Flächenkonzepte
| Konzept | Stärke | Schwäche | Folge für den Umzug |
|---|---|---|---|
| Zellenbüro | Konzentration, Vertraulichkeit, individuelle Klimasteuerung | Hoher Flächenverbrauch, wenig spontaner Austausch | Viel Einzelmobiliar, viele Schränke – Transport aufwendiger |
| Kombibüro | Einzelarbeitsplätze plus gemeinsame Mittelzone | Braucht durchdachten Grundriss, sonst tote Flächen | Zweigeteilte Möblierung, Stauraum wandert in die Mittelzone |
| Open Space | Flexibel, kommunikativ, gut skalierbar | Lärm, fehlender Rückzug, Akustik als Dauerthema | Hohe Schränke und Stellwände entfallen, Akustikelemente kommen dazu |
| Desk Sharing | Deutlich weniger Fläche pro Person bei hybridem Arbeiten | Kein persönlicher Platz, Akzeptanz muss erarbeitet werden | Weniger Schreibtische, dafür Spinde und zentraler Stauraum |
Das Konzept steht vor der Flächensuche, nicht danach
Der häufigste Ablauf in der Praxis: erst eine Fläche anmieten, dann überlegen, wie man sie belegt. Das führt zuverlässig zu Kompromissen, mit denen die Belegschaft anschließend fünf Jahre lebt. Umgekehrt ist es besser – Konzept und Arbeitsplatzzahl zuerst, dann die Fläche danach auswählen.
Kapitel 02Flächenbedarf realistisch rechnen
Die verbreitete Erwartung lautet: Open Space spart massiv Fläche. Das stimmt beim reinen Arbeitsplatz – und wird an anderer Stelle zu einem guten Teil wieder aufgezehrt.
Was zusätzlich dazukommt
- Verkehrsflächen: Offene Flächen brauchen mehr Wege, nicht weniger
- Rückzugsorte: Telefon- und Fokuskabinen, ohne die ein Open Space nicht funktioniert
- Besprechungsräume: Was früher am Schreibtisch besprochen wurde, braucht jetzt einen Raum
- Zentraler Stauraum: Was aus den Einzelschränken verschwindet, muss irgendwo hin
- Akustikelemente: Absorber, Trennelemente, Teppich – brauchen Platz und Budget
Orientierungswerte, keine Zielgrößen
Die Arbeitsstättenregel ASR A1.2 macht Vorgaben zu Mindestgrundflächen und Bewegungsflächen an Büroarbeitsplätzen. In offenen Bürostrukturen ist dabei wegen höherer Verkehrsflächenanteile und der Akustik mehr Fläche pro Arbeitsplatz anzusetzen als im Einzelbüro – nicht weniger. Maßgeblich ist am Ende die Gefährdungsbeurteilung des Arbeitgebers, nicht ein Richtwert aus einem Ratgeber. Ziehen Sie dafür Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit hinzu, bevor der Belegungsplan steht.
Die belastbarste Zahl kommt nicht aus einer Tabelle, sondern aus Ihrer Belegung. Messen Sie über zwei bis vier Wochen, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich gleichzeitig besetzt sind. Bei hybridem Arbeiten liegt die reale Spitzenauslastung fast immer deutlich unter der Zahl der Beschäftigten – und genau diese Spitze ist die Planungsgröße, nicht der Durchschnitt.
Kapitel 03Was vom Bestandsmobiliar bleibt
Hier liegt die häufigste unnötige Ausgabe des ganzen Projekts: Möbel werden transportiert, montiert – und am Zielort innerhalb weniger Wochen aussortiert. Bezahlt wurde dann dreimal, für Transport, Aufbau und Entsorgung.
Aus der Praxis: Beim Wechsel in ein offenes Konzept überlebt grob die Hälfte des Bestands.
| Bleibt in der Regel | Fällt meist weg |
|---|---|
| Höhenverstellbare Schreibtische | Hohe Aktenschränke |
| Gute Bürostühle | Raumhohe Stellwände |
| Rollcontainer | Sideboards je Arbeitsplatz |
| Systemmöbel, weil umkonfigurierbar | Massive Einzelanfertigungen |
| Besprechungstische | Übergroße Chefschreibtische |
Systemmöbel sind der Sonderfall
Modulare Systeme wie USM Haller lassen sich umkonfigurieren: Aus einem hohen Schrank werden zwei niedrige Sideboards, aus einem Raumteiler ein Stauraumelement. Das ist fast immer günstiger als Neubeschaffung – setzt aber voraus, dass jemand vor dem Umzug plant, was woraus wird. Wir übernehmen De- und Remontage und bauen nach Ihrem neuen Plan auf, nicht nach dem alten.
Für die vollständige Neuausstattung am Zielstandort siehe Objekteinrichtung, für die Montage Montageservice. Was nicht mitkommt, führen wir getrennt der Verwertung zu: Entsorgung.
Kapitel 04Akustik: der häufigste Grund für Unzufriedenheit
Wenn ein Open Space nach dem Bezug kritisiert wird, geht es fast nie um die Möbel und fast immer um den Lärm. Das ist vorhersehbar – und lässt sich in der Planung adressieren, danach nur noch teuer nachrüsten.
Telefon- und Fokuskabinen
Der wirksamste Einzelhebel. Faustregel aus der Praxis: mindestens eine Kabine je zehn bis fünfzehn offene Arbeitsplätze, eher mehr. Zu wenige Kabinen sind schlimmer als keine, weil sie ständig besetzt sind.
Absorbierende Flächen
Decke, Boden und vertikale Elemente. Ein harter Boden in einem offenen Raum mit Betondecke macht jedes andere Konzept zunichte.
Zonierung nach Tätigkeit
Laute und leise Bereiche trennen. Vertrieb und Buchhaltung nebeneinander zu setzen, ist eine Planungsentscheidung mit Folgen.
Vereinbarte Regeln
Telefonate in Kabinen, spontane Gespräche in der Mittelzone. Kostenlos, wirkt aber nur, wenn Führungskräfte sich selbst daran halten.
Kapitel 05Desk Sharing: was logistisch anders läuft
Beim Wechsel zu Desk Sharing verändert sich nicht nur die Anzahl der Schreibtische, sondern die gesamte Struktur des Umzugs.
- Weniger Arbeitsplätze, mehr Stauraum: Persönliche Schränke entfallen, Spinde kommen hinzu. Diese Umverteilung gehört in den Belegungsplan, nicht in die Nachbesserung.
- Kein Zielarbeitsplatz je Person: Die Kennzeichnung läuft nicht mehr über den Namen, sondern über Zone und Spindnummer. Das ändert die gesamte Etikettierung.
- Persönliche Habe muss vorher reduziert werden. Wer bislang drei Schubladen füllte, hat künftig ein Spindfach. Kommunizieren Sie das früh – am Umzugstag ist es zu spät.
- Technik wird geteilt: Dockingstations und Monitore bleiben am Platz, Rechner wandern mit. Die Zuordnung im Transportinventar wird dadurch einfacher, nicht schwerer.
- Mehr Ausschuss: Rechnen Sie mit einer deutlich größeren Menge auszusonderndem Mobiliar als bei einem konzeptgleichen Umzug.
Der Punkt, an dem Akzeptanz kippt
Desk Sharing scheitert selten an der Technik und fast immer daran, dass die Belegschaft es als verdeckte Sparmaßnahme erlebt. Wenn die Quote so knapp gewählt ist, dass an vollen Tagen niemand mehr einen Platz findet, ist das Konzept verbrannt – und lässt sich kaum zurückholen. Planen Sie die Spitzenauslastung, nicht den Durchschnitt.
Kapitel 06Der Umzug als Filter
Jeder Kubikmeter, der nicht transportiert wird, kostet nichts. Ein Umzug ist der einzige Moment, in dem alle gleichzeitig bereit sind, sich von Dingen zu trennen – nutzen Sie ihn.
- Aktenaussonderung vor dem Umzug, nicht danach. Was nach dem Transport vernichtet wird, wurde doppelt bezahlt. Aufbewahrungsfristen vorher mit der Buchhaltung klären.
- Möbelbestand bereinigen, bevor der Kostenvoranschlag erstellt wird – sonst kalkulieren Sie Volumen, das gar nicht mitfährt.
- Technik ausmustern: Alte Monitore, ausgediente Drucker, Kabelkisten. Elektroaltgeräte gehören getrennt in die Verwertung.
- Ein fester Stichtag pro Abteilung, bis wann ausgesondert ist. Ohne Stichtag passiert es nicht.
Was aufbewahrt werden soll, aber am neuen Standort noch keinen Platz hat, lagern wir befristet ein: Einlagerung.
Kapitel 07Häufige Fehler beim Konzeptwechsel
- Fläche vor Konzept gewählt. Dann richtet sich das Konzept nach dem Grundriss statt nach der Arbeit.
- Flächeneinsparung überschätzt. Rückzugsorte, Besprechungsräume und Verkehrsflächen holen einen großen Teil zurück.
- Akustik erst nach dem Bezug bedacht. Nachrüsten ist teurer als mitplanen – und der Ruf des Konzepts ist dann schon beschädigt.
- Zu wenige Telefonkabinen. Dauerhaft besetzte Kabinen sind schlimmer als gar keine.
- Bestandsmobiliar ungeprüft mitgenommen. Transport, Aufbau und Entsorgung für dieselben Möbel.
- Desk-Sharing-Quote zu knapp. Der schnellste Weg, ein Konzept dauerhaft zu verbrennen.
- Belegschaft erst am Ende einbezogen. Wer den Grundriss mitgestaltet hat, verteidigt ihn später.
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Wir sehen uns Ihr aktuelles Mobiliar an und sagen Ihnen, was in ein neues Konzept passt, was sich umkonfigurieren lässt und was besser nicht mitfährt.
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Spart ein Open Space wirklich Fläche?
Am reinen Arbeitsplatz ja, in der Gesamtfläche deutlich weniger als erwartet. Offene Konzepte brauchen mehr Verkehrsfläche, zusätzliche Besprechungsräume, Rückzugsorte wie Telefon- und Fokuskabinen sowie zentralen Stauraum für das, was aus den Einzelschränken verschwindet. Ein realer Flächengewinn entsteht meist erst in Kombination mit Desk Sharing.
Wie viel Fläche braucht ein Büroarbeitsplatz?
Die Arbeitsstättenregel ASR A1.2 macht Vorgaben zu Mindestgrundflächen und Bewegungsflächen. In offenen Bürostrukturen ist wegen höherer Verkehrsflächenanteile und der Akustik mehr Fläche pro Arbeitsplatz anzusetzen als im Einzelbüro. Maßgeblich ist die Gefährdungsbeurteilung des Arbeitgebers – ziehen Sie Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit hinzu, bevor der Belegungsplan steht.
Passt unser bisheriges Mobiliar in ein offenes Konzept?
Teilweise. Höhenverstellbare Schreibtische, gute Bürostühle, Rollcontainer und Besprechungstische lassen sich meist weiterverwenden. Hohe Aktenschränke, raumhohe Stellwände, Sideboards je Arbeitsplatz und massive Einzelanfertigungen fallen dagegen in der Regel weg. Modulare Systemmöbel sind der Sonderfall: Sie lassen sich umkonfigurieren und sind damit fast immer günstiger als eine Neubeschaffung.
Wie viele Telefonkabinen braucht ein Open Space?
Als Faustregel aus der Praxis mindestens eine Kabine je zehn bis fünfzehn offene Arbeitsplätze, eher mehr. Zu wenige Kabinen sind schlimmer als keine, weil sie dauerhaft besetzt sind und Telefonate dann wieder im Raum stattfinden. Kabinen sind der wirksamste Einzelhebel gegen Lärm im offenen Büro.
Was ist beim Wechsel zu Desk Sharing logistisch anders?
Es gibt weniger Schreibtische, dafür Spinde und zentralen Stauraum. Die Kennzeichnung läuft nicht mehr über Namen, sondern über Zone und Spindnummer, was die gesamte Etikettierung verändert. Zudem fällt deutlich mehr auszusonderndes Mobiliar an. Wichtig ist, die Quote an der Spitzenauslastung zu bemessen, nicht am Durchschnitt.
Wann sollte Mobiliar ausgesondert werden – vor oder nach dem Umzug?
Vorher, und zwar bevor der Kostenvoranschlag erstellt wird. Sonst kalkulieren Sie Volumen, das gar nicht mitfährt, und zahlen für dieselben Möbel Transport, Aufbau und später noch die Entsorgung. Setzen Sie einen festen Stichtag je Abteilung – ohne Stichtag passiert die Aussonderung erfahrungsgemäß nicht.
Fazit: Was nicht mitfährt, muss nicht bezahlt werden
Ein Konzeptwechsel gelingt, wenn drei Entscheidungen vor dem Umzug fallen: Welches Konzept, welche Fläche dafür realistisch nötig ist und welche Möbel darin überhaupt noch einen Platz haben. Alles danach ist Ausführung.
Und ein praktischer Hinweis zum Schluss: Die Akustik entscheidet darüber, ob die Belegschaft das neue Büro mag. Nicht die Farbe der Wände, nicht die Kaffeemaschine. Wenn Budget knapp wird, kürzen Sie woanders.
Weiterlesen: Büroumzug planen. Leistungen: Büroumzug, Gewerbeumzug, Start-up- und Coworking-Umzüge, Telefonkabinen, USM Haller und Objekteinrichtung.
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