Vom Zellenbüro zum Open Space: Was beim Konzeptwechsel wirklich passiert
Vom Zellenbüro zum Open Space: Was beim Konzeptwechsel wirklich passiert
Ein Büroumzug bietet Anlass, Arbeitsweise, Flächen und Bestandsmöbel gemeinsam zu prüfen. Dieser Ratgeber unterstützt den Konzeptwechsel in Berlin und dem nahen Umland sowie Verlagerungen mit Start oder Ziel in dieser Region.
- Seit 2012 in Berlin
- 10.000+ Umzüge
- Systemmöbel-Montage
- Telefonkabinen & Objekteinrichtung
- Angebot nach Umfang
Kurz beantwortet
Ein offenes Büro spart nicht automatisch Fläche oder Kosten. Prüfen Sie gleichzeitige Belegung, Tätigkeiten, Akustik und Stauraum anhand des geplanten Grundrisses. Bestandsmobiliar wird einzeln auf Eignung geprüft. Das Ziel ist ein nutzbarer Arbeitsplatz – nicht eine pauschale Aussortierquote.
Inhaltsverzeichnis
Der organisatorische Teil steht woanders
Rückgabe der Mietfläche, Beteiligung, IT und Adressdaten erläutert unser Ratgeber vier Prüfpunkte beim Büroumzug. Hier geht es um Flächenkonzept und Inventar.
Kapitel 01Die vier gängigen Flächenkonzepte
| Konzept | Möglicher Nutzen | Zu prüfen | Folge für den Umzug |
|---|---|---|---|
| Zellenbüro | Abgrenzbare Arbeitsbereiche und Rückzug. | Grundriss, Flächenbedarf und Austausch zwischen Räumen. | Zielräume und Möbelzuordnung einzeln planen. |
| Einzelbereiche mit gemeinschaftlich genutzten Zonen. | Einzelarbeitsplätze plus gemeinsame Mittelzone | Eignung und Erreichbarkeit der gemeinsamen Flächen. | Möblierung und Stauraum nach dem neuen Grundriss zuordnen. |
| Open Space | Gemeinsame Fläche kann Austausch und flexible Anordnung unterstützen. | Akustik, Vertraulichkeit, Rückzug und Wege. | Bestandsmöbel und mögliche Ergänzungen auf Eignung prüfen. |
| Desk Sharing | Arbeitsplätze werden zeitversetzt von mehreren Personen genutzt. | Ausreichende Kapazität, Ausstattung und Nutzungsregeln. | Persönliches Material und gemeinsam genutzte Technik getrennt zuordnen. |
Arbeitsweise und Grundriss gemeinsam prüfen
Leiten Sie aus Tätigkeiten und Belegung ab, welche Räume und Arbeitsplätze benötigt werden. Prüfen Sie dann passende Flächen oder die Eignung eines vorhandenen Grundrisses. Beteiligte Beschäftigte und zuständige Fachstellen früh einbeziehen.
Kapitel 02Flächenbedarf realistisch rechnen
Vergleichen Sie die gesamte Nutzungsplanung. Weniger feste Schreibtische bedeuten nicht automatisch weniger Gesamtfläche. Neben Arbeitsplätzen werden Wege, Besprechung, Rückzug und Aufbewahrung benötigt.
Weitere Flächen berücksichtigen
- Wege: Bewegungs- und Verkehrsflächen im konkreten Grundriss freihalten.
- Rückzug: Für konzentrierte und vertrauliche Tätigkeiten geeignete Bereiche einplanen.
- Besprechung: Benötigte Räume anhand von Gruppengröße und Nutzung bestimmen.
- Stauraum: Akten, Material und persönliche Gegenstände im Konzept zuordnen.
- Akustik: Geeignete Maßnahmen gemeinsam mit Raumaufteilung und Nutzung planen.
Flächen fachlich beurteilen
Die ASR A1.2 konkretisiert Anforderungen an Raumabmessungen und Bewegungsflächen. Berücksichtigen Sie neben Stellflächen auch Wege und weitere Anforderungen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit kann die Gefährdungsbeurteilung und Planung unterstützen; ein Flächenwert allein genügt nicht.
Erfassen Sie repräsentative Belegung und Tätigkeiten, einschließlich stark besuchter Tage und besonderer Ausstattungsbedarfe. Bei Desk Sharing darf die Planung nicht nur auf einem Durchschnitt beruhen. Der Desk-Sharing-Check der DGUV bietet weitere Prüfpunkte.
Kapitel 03Was vom Bestandsmobiliar bleibt
Prüfen Sie vor dem Transport, welche Möbel im neuen Grundriss sinnvoll nutzbar sind. So lassen sich unnötige Transporte vermeiden. Eine feste Quote für Weiterverwendung oder Entsorgung wäre ohne Bestandsaufnahme nicht belastbar.
Die folgende Übersicht nennt Prüffragen zu typischen Möbeln – keine pauschale Aussonderungsliste.
| Möbelart | Eignung prüfen |
|---|---|
| Höhenverstellbare Schreibtische | Maße, Zustand und Einstellmöglichkeiten für die geplante Nutzung prüfen. |
| Gute Bürostühle | Zustand und passende Anpassung an unterschiedliche Nutzer prüfen. |
| Rollcontainer | Zuordnung, Stauraumbedarf und Bewegungsflächen berücksichtigen. |
| Systemmöbel | Bauart, verfügbare Teile und mögliche Umkonfiguration klären. |
| Besprechungstische | Gruppengröße, Raummaße und benötigte Technik abgleichen. |
Systemmöbel sind der Sonderfall
Bei USM Haller und anderen modularen Möbeln kann eine Umkonfiguration möglich sein. Prüfen Sie Ausführung, Teilebedarf und Montagekosten. Eine Änderung ist nicht automatisch günstiger als eine Alternative; wir stimmen den möglichen Umfang anhand Ihres Bestands ab.
Leistungen für Objekteinrichtung, Montage oder Entsorgung vereinbaren wir nach Prüfung. Freigaben zur Aussonderung erfolgen vor der Ausführung.
Kapitel 04Akustik passend zur Tätigkeit planen
Gespräche, Geräte und Raumoberflächen beeinflussen die akustischen Arbeitsbedingungen. Planen Sie geeignete Maßnahmen früh und prüfen Sie ihre Wirkung. Orientierung bietet die ASR A3.7 zum Lärm.
Telefon- und Fokuskabinen
Kabinen können für bestimmte Gespräche oder konzentrierte Aufgaben geeignet sein. Anzahl, Größe, Lüftung und Zugänglichkeit müssen zur Nutzung passen. Eine allgemeine Quote je Arbeitsplatz ist kein belastbarer Planungsmaßstab.
Absorbierende Flächen
Absorber und Oberflächen werden auf Raum und Nutzung abgestimmt. Einzelne Materialien entscheiden nicht allein über die Eignung eines Büros.
Zonierung nach Tätigkeit
Bereiche nach tatsächlicher Tätigkeit und Störpotenzial ordnen. Abteilungsnamen allein sagen wenig über den Bedarf aus.
Vereinbarte Regeln
Nutzungsregeln gemeinsam festlegen und nach dem Bezug prüfen. Sie ergänzen geeignete räumliche Maßnahmen.
Kapitel 05Desk Sharing: was logistisch anders läuft
Desk Sharing verändert die Zuordnung von Personen, Geräten und Aufbewahrung. Diese Zuordnung sollte vor dem Packen feststehen.
- Stauraum: Persönliche Gegenstände und gemeinsam genutztes Material im Raumplan berücksichtigen.
- Kennzeichnung: Eindeutige Codes für Zone, Arbeitsplatz oder Aufbewahrungsort vereinbaren.
- Persönliches Material: Verfügbaren Platz und Packaufgaben früh kommunizieren.
- Technik: Fest installierte und mobile Geräte getrennt erfassen. Kompatibilität und individuelle Anforderungen mit der IT prüfen.
- Bestandsmenge: Tatsächlich benötigte Möbel einzeln bestimmen; eine höhere Entsorgungsmenge ist nicht zwangsläufig.
Kapazität und Nutzbarkeit prüfen
Beschäftigte benötigen geeignete verfügbare Arbeitsplätze. Prüfen Sie Belegungsspitzen, besondere Ausstattung und nachvollziehbare Regeln. Rückmeldungen aus der Nutzung helfen, das Konzept anzupassen.
Kapitel 06Inventar vor dem Transport entscheiden
Eine aktuelle Bestandsliste erleichtert das Angebot. Weiterverwendung, Lagerung und Entsorgung verursachen jeweils Aufwand; weniger Transportvolumen bedeutet deshalb nicht automatisch insgesamt keine Kosten.
- Akten: Fristen und weitere Aufbewahrungsgründe prüfen, bevor eine Aussonderung freigegeben wird.
- Mobiliar: Umfang vor der Kalkulation festlegen und spätere Änderungen rechtzeitig melden.
- Technik: Aussonderung mit der IT abstimmen, Daten schützen und fachgerechte Entsorgung vereinbaren.
- Fristen: Verantwortliche und realistische Entscheidungstermine festlegen.
Was aufbewahrt werden soll, aber am neuen Standort noch keinen Platz hat, lagern wir befristet ein: Einlagerung.
Kapitel 07Häufige Fehler beim Konzeptwechsel
- Arbeitsweise ungeklärt: Der Grundriss wird ohne ausreichende Bedarfsprüfung belegt.
- Gesamtfläche übersehen: Wege, Rückzug und Stauraum fehlen in der Rechnung.
- Akustik nicht geplant: Störquellen und Tätigkeiten werden nicht gemeinsam betrachtet.
- Rückzugsbedarf ungeprüft: Räume oder Kabinen passen nicht zur Nutzung.
- Inventar ungeprüft: Möbel werden ohne Zielzuordnung transportiert.
- Kapazität zu knapp: Belegungsspitzen oder besondere Arbeitsplätze fehlen in der Planung.
- Rückmeldungen fehlen: Beschäftigte und zuständige Fachstellen werden zu spät einbezogen.
Bestandsaufnahme und Transport abstimmen
Wir prüfen mit Ihnen Inventar, Transportwege und Montageumfang. Die fachliche Flächen- und Arbeitsplatzplanung wird mit den dafür zuständigen Stellen abgestimmt.
Besichtigung vereinbaren 030 588 48 200Häufige Fragen
Spart ein Open Space wirklich Fläche?
Das hängt von Belegung, Tätigkeiten und Grundriss ab. Vergleichen Sie die gesamte Planung einschließlich Wege, Besprechung und Stauraum. Eine feste Flächenersparnis lässt sich nicht zusagen.
Wie viel Fläche braucht ein Büroarbeitsplatz?
Der Bedarf ergibt sich aus Nutzung, Ausstattung und geltenden Anforderungen. Die ASR A1.2 ist eine wichtige Grundlage. Lassen Sie den konkreten Grundriss und die Arbeitsbedingungen fachlich prüfen.
Passt unser bisheriges Mobiliar in ein offenes Konzept?
Das muss Möbel für Möbel geprüft werden: Maße, Zustand, Nutzung und mögliche Umgestaltung. Hohe Schränke oder Stellwände sind nicht automatisch ungeeignet; modulare Möbel sind nicht automatisch die günstigste Lösung.
Wie viele Telefonkabinen braucht ein Open Space?
Die Zahl richtet sich nach Nutzung, gleichzeitiger Nachfrage und vorhandenen Alternativen. Auch Größe, Lüftung und Zugänglichkeit müssen passen. Eine pauschale Quote ersetzt keine Planung.
Was ist beim Wechsel zu Desk Sharing logistisch anders?
Die Zielzuordnung für persönliches Material und gemeinsam genutzte Technik wird neu festgelegt. Stauraum, Ausstattung und Kapazität müssen vor dem Packen geklärt sein. Weniger Möbel sind dabei kein zwingendes Ergebnis.
Wann sollte Mobiliar ausgesondert werden – vor oder nach dem Umzug?
Möglichst vor der Kalkulation entscheiden, was tatsächlich mitzieht. Freigaben für Entsorgung oder Archivbestände gesondert klären. Änderungen im Umfang dem Anbieter rechtzeitig mitteilen.
Fazit: Nutzung und Inventar gemeinsam prüfen
Stimmen Sie Konzept, Grundriss und Bestandsmöbel ab. Halten Sie fest, welche Gegenstände wohin ziehen und welche Arbeiten vor der Nutzung erforderlich sind.
Prüfen Sie nach dem Bezug, ob das Konzept im Alltag funktioniert. Akustik, Ausstattung, Wege und verfügbare Arbeitsplätze gehören gemeinsam in die Bewertung.
Zur weiteren Planung: Rückbau, Beteiligung, IT und Adresse. Leistungen: Büroumzug, Telefonkabinen und USM Haller.
Bestand und Umzugsumfang besprechen
Nennen Sie uns Start, Ziel und Inventar. Wir stimmen eine passende Bestandsaufnahme und die nächsten Schritte mit Ihnen ab.
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