Praxisumzug: Die Telefonnummer ist wichtiger als die Adresse
Praxisumzug: Die Telefonnummer ist wichtiger als die Adresse
Eine Praxisnummer steht auf Überweisungen, in Arztsuchportalen, bei Kolleginnen und in tausenden Patientenhandys. Wechselt sie, bricht die Erreichbarkeit – und das trifft die Praxis härter als jede neue Anschrift.
- Seit 2012 in Berlin
- Etappen und Wochenendtermine
- Feste Ansprechperson
- Abstimmung mit Ihren Fachdiensten
- Angebot in 24 Stunden
Kurz beantwortet
Klären Sie als erstes, ob Sie Ihre Rufnummer mitnehmen können – vor dem Mietvertrag, nicht danach. Sie steht auf Überweisungsscheinen, in Arztsuchportalen, in Karteikarten anderer Praxen und in unzähligen Patientenhandys; eine neue Nummer erreicht diese Stellen jahrelang nicht. Zweiter Punkt: Die alte Adresse verschwindet nicht von selbst aus dem Netz. Arztsuchportale, Kartendienste und Verzeichnisse müssen einzeln gepflegt werden, und das dauert Wochen. Und drittens: Informieren Sie Personal vor Patienten – nichts beschädigt Vertrauen im Team so zuverlässig, wie den Umzug aus dem Wartezimmer zu erfahren.
Inhaltsverzeichnis
Wichtiger Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick aus Sicht eines Umzugsunternehmens und ersetzt keine Rechtsberatung. Vorgaben zu Praxisschild und Ankündigung richten sich nach der Berufsordnung Ihrer Kammer, arbeitsrechtliche Fragen nach Ihren Arbeitsverträgen und dem Einzelfall. Zur Genehmigung der Sitzverlegung siehe Praxisumzug planen.
Kapitel 01Die Rufnummer zuerst
Bei einem Praxisumzug ist die Telefonnummer das wertvollste Datum, das die Praxis besitzt – und der Punkt, der am häufigsten zu spät geklärt wird.
| Fundstelle | Wie lange die alte Nummer dort bleibt |
|---|---|
| Überweisungsscheine und Befundberichte | Solange sie im Umlauf sind – Monate |
| Karteikarten und Software anderer Praxen | Jahre, bis jemand aktiv korrigiert |
| Arztsuchportale und Verzeichnisse | Bis jeder Eintrag einzeln gepflegt ist |
| Patientenhandys und Notizzettel | Praktisch dauerhaft |
| Rezepte, Stempel, Briefbögen | Bis der Vorrat aufgebraucht ist |
| Krankenhäuser und Pflegedienste | Jahre, in internen Listen |
Vor dem Mietvertrag klären
Ob eine Rufnummer an eine neue Adresse mitgenommen werden kann, hängt von Anbieter, Anschlussart und teils vom Ortsnetzbereich ab. Fragen Sie das, bevor Sie den Mietvertrag unterschreiben – nicht, weil es die Standortwahl umwerfen sollte, sondern weil Sie sonst eine Entscheidung treffen, deren Folgen Sie nicht kennen.
Wenn die Nummer nicht mitkommt, brauchen Sie einen Plan: eine Weiterschaltung über einen längeren Zeitraum, eine Ansage mit der neuen Nummer und eine besonders sorgfältige Pflege aller Verzeichnisse. Rechnen Sie damit, dass Sie diese Nummer nicht ein Jahr, sondern mehrere Jahre begleitet.
- Portierung früh beantragen – die Vorlaufzeit lässt sich nicht beschleunigen
- Weiterschaltung für die Umzugstage auf ein Mobiltelefon einer benannten Person, nicht auf eine Ansage ohne Inhalt
- Ansagetext aktualisieren: mit Datum, neuer Adresse und der Information, wer erreichbar ist
- Faxnummer nicht vergessen – im Gesundheitswesen weiterhin in Gebrauch, etwa bei Befundübermittlung
- Telematik-Anbindung gehört in dieselbe Planung, siehe Patientendaten und Praxissoftware
Kapitel 02Wer erfährt es wann
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Zuerst – vor allem anderen
Das Team
Sobald die Entscheidung steht, auch wenn Details fehlen. Wer den Umzug von Patienten erfährt, verliert Vertrauen – und Praxispersonal ist schwer zu ersetzen.
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Parallel
Kammer und Kassenärztliche Vereinigung
Die Verlegung des Vertragsarztsitzes ist genehmigungspflichtig und gehört vor den Mietvertrag. Details unter Praxisumzug planen.
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3–4 Monate vorher
Zuweiser und Kooperationspartner
Überweisende Praxen, Krankenhäuser, Labore, Pflegedienste, Sanitätshäuser. Diese Gruppe wird am häufigsten vergessen – und sie schickt Ihnen die Patienten.
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2–3 Monate vorher
Patienten mit festen Terminen
Alle, die bereits einen Termin nach dem Umzugsdatum haben. Beim Bestätigen des Termins gleich die neue Adresse nennen.
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6–8 Wochen vorher
Alle Patienten
Aushang im Wartezimmer, Hinweis bei jedem Besuch, Information auf Rezepten und Terminzetteln.
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4 Wochen vorher
Online und Verzeichnisse
Website, Google-Unternehmensprofil, Arztsuchportale, Kartendienste. Der Teil, der am längsten dauert – siehe Kapitel 06.
-
Umzugswoche
Konkret werden
Nicht „eingeschränkt erreichbar“, sondern: An welchen Tagen ist geschlossen, wer ist unter welcher Nummer erreichbar, wohin wenden sich Notfälle.
Der Hinweis am alten Standort
Ein Hinweisschild an der alten Praxisadresse ist nach einem Umzug der wirksamste Kanal überhaupt – es erreicht genau die Menschen, die nichts mitbekommen haben. Klären Sie mit dem Vermieter, wie lange es hängen darf, und mit Ihrer Kammer, welche Vorgaben deren Berufsordnung zu Praxisschildern und zur Ankündigung einer Verlegung macht. Die Regelungen unterscheiden sich – fragen Sie dort, statt sich auf eine allgemeine Aussage zu verlassen.
Kapitel 03Personal und Arbeitsort
Ein Praxisumzug verändert für jede Mitarbeiterin den Arbeitsweg – und in einem angespannten Arbeitsmarkt ist das eine Frage, die Sie besser früh stellen als spät.
Rechtlich prüfen lassen
- Ist ein konkreter Arbeitsort im Vertrag vereinbart? Dann ist eine Verlegung über größere Entfernungen nicht ohne Weiteres möglich. Eine Versetzungsklausel hilft, hat aber Grenzen
- Zumutbarkeit der neuen Wegzeit ist eine Einzelfallfrage. Lassen Sie das arbeitsrechtlich prüfen, bevor die Standortentscheidung fällt – danach ist der Spielraum klein
- Arbeitszeitfragen bei Wochenend- oder Abendeinsätzen im Zuge des Umzugs vorab klären
Praktisch kommunizieren
- Anbindung konkret zeigen: Fahrzeit von den jeweiligen Wohnorten, Verbindungen, Parkmöglichkeiten, Fahrradstellplätze. Nicht die Quadratmeterzahl der neuen Praxis
- Wer sitzt wo: Ein Belegungsplan, bevor gefragt wird
- Beim Umzug einbinden, aber nicht tragen lassen – wer sein eigenes Zimmer einrichtet, kommt anders an
- Bei längerer Wegzeit über Ausgleich sprechen: Arbeitszeitverschiebung, Fahrtkostenzuschuss, Jobticket. Ein Gespräch vorher ist günstiger als eine Nachbesetzung nachher
Die Rechnung, die selten gemacht wird
Eine erfahrene medizinische Fachangestellte zu verlieren und neu zu besetzen kostet mehr als jeder Umzug – Einarbeitung, Vertretung, Fehlerrisiko und Zeit der Praxisinhaberin eingerechnet. Wenn ein Standort für Teile des Teams eine deutliche Verschlechterung bedeutet, gehört das in die Standortentscheidung, nicht in die Umzugsplanung.
Kapitel 04Patienten informieren
Nicht ein Kanal, sondern mehrere – weil Patientinnen und Patienten sehr unterschiedlich erreichbar sind.
Persönlich beim Termin
Der wirksamste Kanal. Ein Satz beim Verabschieden plus ein Zettel mit neuer Adresse, Nummer und Datum. Legen Sie die Zettel an den Empfang, dann passiert es automatisch.
Aushang im Wartezimmer
Groß, gut lesbar, mit Karte und Anfahrtshinweis. Ab etwa acht Wochen vorher, an der Tür und am Empfang.
Terminzettel und Rezepte
Neue Adresse ab sofort auf jeden Terminzettel drucken oder stempeln. Erreicht Menschen, die nichts lesen, aber ihren Termin behalten.
Anrufbeantworter
Ansage mit Datum, neuer Adresse und Erreichbarkeit während der Umzugstage. Erreicht die Gruppe, die zuerst anruft.
Schild am alten Standort
Nach dem Umzug der wichtigste Kanal – für alle, die trotzdem hingehen. Dauer mit Vermieter und Kammer klären.
Anschreiben
Bei chronisch Erkrankten, Pflegeheimbewohnern und Patienten mit langen Intervallen sinnvoll – dort, wo der nächste Termin erst in Monaten liegt.
Was auf jede Information gehört
Neue Adresse, neue oder unveränderte Rufnummer, Datum des ersten Behandlungstags am neuen Ort, an welchen Tagen geschlossen ist – und wohin sich Notfälle in dieser Zeit wenden. Die letzte Angabe fehlt fast immer und ist die wichtigste.
Ergänzen Sie einen kurzen Anfahrtshinweis: nächste Haltestelle, Parkmöglichkeit, Etage, Aufzug vorhanden oder nicht, Barrierefreiheit. Bei älteren Patienten entscheidet das darüber, ob sie kommen.
Kapitel 05Wenn Patienten wechseln wollen
Bei einem Umzug über eine größere Entfernung entscheiden sich einzelne Patienten für eine Praxis in der Nähe. Das ist normal – und es gibt dafür eine klare Regel.
Anspruch auf Einsicht und Abschriften
Patientinnen und Patienten können Einsicht in ihre Patientenakte verlangen und Abschriften erhalten, wobei die entstandenen Kosten zu erstatten sind (§ 630g BGB). Bei einem Praxisumzug häufen sich solche Anfragen – bereiten Sie deshalb einen Ablauf vor, statt jede Anfrage einzeln zu improvisieren.
- Ablauf festlegen: Wer bearbeitet Anfragen, in welcher Frist, in welcher Form
- Identität prüfen, bevor Unterlagen herausgehen – das ist der Punkt, an dem unter Zeitdruck Fehler passieren
- Sichere Übermittlung: nicht per unverschlüsselter E-Mail, sondern persönlich oder auf einem geeigneten Weg
- Dokumentieren, was wann an wen herausgegeben wurde
- Aufbewahrungspflicht bleibt: Die Herausgabe von Kopien entbindet nicht von der Pflicht, die Akte weiter aufzubewahren – siehe Aufbewahrungsfristen
Kein Rechtsrat – Einzelheiten klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer.
Realistisch bleiben
Wie viele Patienten ein Umzug kostet, hängt von Entfernung, Anbindung, Fachrichtung und Bindung ab – Prozentzahlen dazu sind nicht seriös. Verlässlich ist nur die Richtung: Je weiter der Weg und je schlechter die Anbindung, desto mehr Wechsel. Und: Gut informierte Patienten wechseln seltener als überraschte. Die Kommunikation ist damit kein Nebenschauplatz, sondern der Teil, der wirtschaftlich zählt.
Kapitel 06Portale, Karten, Verzeichnisse
Der Teil, der am längsten dauert und am häufigsten unvollständig bleibt: Die alte Adresse verschwindet nicht von selbst aus dem Netz.
| Bereich | Was zu tun ist |
|---|---|
| Eigene Website | Adresse, Anfahrt, Impressum, Kontaktseite, strukturierte Daten. Und einen Hinweis auf der Startseite mit Datum |
| Google-Unternehmensprofil | Adresse ändern, nicht neu anlegen – sonst verlieren Sie die Bewertungen. Öffnungszeiten für die Umzugstage anpassen |
| Kartendienste | Mehrere Anbieter, jeweils eigener Vorgang. Änderungen brauchen teils Wochen bis zur Sichtbarkeit |
| Arztsuchportale | Einzeln durchgehen. Viele Einträge sind ohne Ihr Zutun entstanden und lassen sich nur über eine Beanspruchung des Eintrags korrigieren |
| Arztsuche der Kassenärztlichen Vereinigung | Über die KV aktualisieren – für Patientensuche ein wichtiger Kanal |
| Branchen- und Stadtteilverzeichnisse | Suchen Sie den Praxisnamen und arbeiten Sie die Trefferliste ab. Das ist mühsam und wirkt |
| Terminbuchungsdienste | Adresse, Anfahrt und Verfügbarkeiten für die Umzugstage |
| Drucksachen | Rezeptdrucker, Stempel, Briefbögen, Terminzettel, Praxisschild, Beschilderung im Haus |
Der Fehler, der Bewertungen kostet
Beim Google-Unternehmensprofil wird bei einem Umzug häufig ein neuer Eintrag angelegt statt der bestehende geändert. Damit verlieren Sie die gesammelten Bewertungen – für eine Praxis ein realer Schaden, weil Bewertungen bei der Arztsuche stark gewichtet werden.
Ändern Sie deshalb den bestehenden Eintrag und legen Sie keinen zweiten an. Wenn nach dem Umzug doch zwei Einträge existieren, lassen Sie den doppelten zusammenführen oder entfernen.
Zwei Wochen nach dem Umzug: die Stichprobe
Suchen Sie Ihren Praxisnamen und Ihre Fachrichtung mit Ortsangabe und gehen Sie die erste Ergebnisseite durch. Überall, wo die alte Adresse steht, ist noch etwas zu tun. Diese Kontrolle dauert zwanzig Minuten und findet regelmäßig drei bis fünf vergessene Einträge.
Kapitel 07Terminplanung und Vertretung
- Schließtage realistisch ansetzen: Bei Praxen mit Röntgen bestimmt nicht der Umzug den ersten vollen Behandlungstag, sondern die Sachverständigenprüfung – siehe Röntgen und Medizingeräte
- Termine nicht bis zum letzten Tag vergeben und am neuen Standort mit reduzierter Auslastung starten. Der erste Tag ist kein normaler Tag
- Notfallversorgung klären: Wohin wenden sich Patienten während der Schließzeit? Diese Information gehört in jede Kommunikation
- Vertretung organisieren, wo das erforderlich ist, und mit Kolleginnen im Umfeld absprechen
- Termine vorziehen oder verschieben: Was in die Umzugswoche fällt und verschiebbar ist, vorher umlegen – nicht am Umzugstag
- Umzug an ein langes Wochenende legen, wenn möglich. Bei Praxen mit Feiertagsschließung ohnehin der naheliegende Termin
- Erreichbarkeit in der Schließzeit sicherstellen: eine Person am Telefon, die Termine annehmen und Fragen beantworten kann
Was wir dazu beitragen
Wir arbeiten auf Wunsch abends, am Wochenende oder in Etappen und richten uns nach Ihrem Sprechstundenplan statt umgekehrt. Bei Praxen mit mehreren Bereichen schlagen wir einen Etappenschnitt vor, bei dem ein Teil weiterarbeitet – und stimmen die Termine mit Ihren Fachdiensten und Ihrem IT-Dienstleister ab.
Beachten Sie dabei: Für Fahrzeuge über 7,5 Tonnen gilt in Deutschland an Sonn- und Feiertagen ein Fahrverbot. Samstag ist deshalb meist der Umzugstag, nicht Sonntag.
Kapitel 08Der erste Praxistag
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Vorher prüfen
Vier Dinge müssen laufen
Telefon, Praxissoftware mit Kartenleser, Aufbereitungsbereich und Empfang. Ohne diese vier ist kein Behandlungsbetrieb möglich – alles andere kann warten.
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Erster Tag
Reduzierte Auslastung
Weniger Termine als üblich, mit Puffer. Wer voll durchplant, verliert den Tag beim ersten Problem – und der erste Tag prägt den Eindruck bei Patienten.
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Erster Tag
Beschilderung im Haus
Vom Eingang bis zur Praxistür, dazu Etage und Klingel. Neue Patienten und ältere Menschen finden sich sonst nicht – und rufen an, was den Empfang blockiert.
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Erste Tage
Doppelt besetzter Empfang
Die meisten Rückfragen kommen in den ersten Stunden. Eine zweite Person am Empfang entlastet mehr als jede Vorbereitung.
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Erste Wochen
Mängel an einer Stelle sammeln
Ein Formular oder eine Adresse für alle Meldungen aus dem Team. Nach zwei Wochen gemeinsam durchgehen und abarbeiten.
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Nach zwei Wochen
Nachjustieren und Stichprobe
Was steht ungünstig, welcher Weg ist zu lang, wo fehlt Licht? Und die Online-Stichprobe aus Kapitel 06.
Praxisumzug anfragen – mit Etappenplan
Abends, am Wochenende oder in Etappen. Wir richten uns nach Ihrem Sprechstundenplan und koordinieren die Termine mit Ihren Fachdiensten.
Angebot anfordern 030 588 48 200Häufige Fragen
Kann ich meine Praxisrufnummer mitnehmen?
Das hängt von Anbieter, Anschlussart und teils vom Ortsnetzbereich ab und sollte vor dem Mietvertrag geklärt werden. Die Rufnummer ist bei einer Praxis wertvoller als die Adresse: Sie steht auf Überweisungsscheinen, in Arztsuchportalen, in Karteikarten anderer Praxen und in unzähligen Patientenhandys. Kommt sie nicht mit, brauchen Sie eine Weiterschaltung über einen längeren Zeitraum, eine Ansage mit der neuen Nummer und besonders sorgfältige Pflege aller Verzeichnisse.
Wann sollte ich Patienten über den Praxisumzug informieren?
Patienten mit festen Terminen nach dem Umzugsdatum zwei bis drei Monate vorher, alle Patienten etwa sechs bis acht Wochen vorher über Aushang und Hinweis bei jedem Besuch. Zuweiser, Krankenhäuser, Labore und Pflegedienste eher früher, drei bis vier Monate vorher – diese Gruppe wird am häufigsten vergessen und schickt Ihnen die Patienten. Das Team erfährt es vor allen anderen.
Was gehört in die Patienteninformation?
Neue Adresse, Rufnummer, das Datum des ersten Behandlungstags am neuen Ort, die Tage, an denen geschlossen ist – und wohin sich Notfälle in dieser Zeit wenden. Die letzte Angabe fehlt fast immer und ist die wichtigste. Ergänzen Sie einen Anfahrtshinweis mit Haltestelle, Parkmöglichkeit, Etage und Angaben zur Barrierefreiheit.
Was passiert, wenn Patienten ihre Akte mitnehmen wollen?
Patientinnen und Patienten können Einsicht in ihre Patientenakte verlangen und Abschriften erhalten, wobei die entstandenen Kosten zu erstatten sind (§ 630g BGB). Bei einem Umzug häufen sich solche Anfragen – legen Sie deshalb einen Ablauf fest: wer bearbeitet, in welcher Frist, in welcher Form. Prüfen Sie die Identität, übermitteln Sie sicher und dokumentieren Sie die Herausgabe. Die Aufbewahrungspflicht für die Akte bleibt davon unberührt.
Wie ändere ich den Google-Eintrag der Praxis richtig?
Indem Sie den bestehenden Eintrag ändern und keinen neuen anlegen. Bei einem Umzug wird häufig ein zweiter Eintrag erstellt, wodurch die gesammelten Bewertungen verloren gehen – für eine Praxis ein realer Schaden, weil Bewertungen bei der Arztsuche stark gewichtet werden. Existieren nach dem Umzug zwei Einträge, lassen Sie den doppelten zusammenführen oder entfernen.
Darf ich den Arbeitsort meines Personals einfach verlegen?
Das hängt vom Arbeitsvertrag ab. Ist ein konkreter Arbeitsort vereinbart, ist eine Verlegung über größere Entfernungen nicht ohne Weiteres möglich; eine Versetzungsklausel hilft, hat aber Grenzen, und die Zumutbarkeit der neuen Wegzeit ist eine Einzelfallfrage. Lassen Sie das arbeitsrechtlich prüfen, bevor die Standortentscheidung fällt – danach ist der Spielraum klein.
Wie viele Schließtage muss ich einplanen?
Das hängt weniger vom Umzug ab als von den Prüfungen. Bei Praxen mit Röntgeneinrichtung bestimmt die Sachverständigenprüfung am neuen Standort den ersten vollen Behandlungstag, nicht der Umzugstag. Planen Sie außerdem am ersten Tag mit reduzierter Auslastung und stellen Sie sicher, dass Telefon, Praxissoftware mit Kartenleser, Aufbereitungsbereich und Empfang funktionieren.
Verliere ich durch den Umzug Patienten?
Einzelne Wechsel sind normal, und Prozentzahlen dazu sind nicht seriös – es hängt von Entfernung, Anbindung, Fachrichtung und Bindung ab. Verlässlich ist die Richtung: Je weiter der Weg und je schlechter die Anbindung, desto mehr Wechsel. Und gut informierte Patienten wechseln seltener als überraschte, weshalb die Kommunikation der wirtschaftlich relevante Teil des Umzugs ist.
Fazit: Nummer klären, Team zuerst informieren, Portale abarbeiten
Die Rufnummer vor dem Mietvertrag klären – sie ist bei einer Praxis das wertvollere Datum als die Adresse und erreicht über Jahre Stellen, die Sie nicht kontrollieren. Das Team vor den Patienten informieren, weil Vertrauen im Team schwerer zu ersetzen ist als eine Praxisfläche. Und Portale und Verzeichnisse einzeln abarbeiten, weil die alte Adresse dort sonst jahrelang stehen bleibt.
Der Punkt mit dem größten vermeidbaren Schaden: beim Google-Eintrag den bestehenden ändern, keinen neuen anlegen – sonst sind die Bewertungen weg.
Unsere Leistungen: Praxisumzug, IT- und Technik-Transport, Montageservice, Objekteinrichtung und Einlagerung. Weiterlesen: Praxisumzug planen, Patientenakten und Schweigepflicht und Röntgen und Medizingeräte.
Kostenlose Besichtigung beider Objekte
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Besichtigung vereinbaren Zur LeistungsseiteHinweis zu den Rechtsangaben
Die Angaben zu Akteneinsicht, Praxisschild, Arbeitsort und Ankündigungspflichten dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Vorgaben zu Praxisschildern und zur Ankündigung einer Verlegung richten sich nach der Berufsordnung Ihrer Kammer und unterscheiden sich; arbeitsrechtliche Fragen entscheiden sich am Vertrag und am Einzelfall. Prognosen zu Patientenzahlen geben wir bewusst nicht, weil sie nicht belastbar sind.