Praxisumzug: Patientenakten, Schweigepflicht und die Pflicht, die beim Arzt liegt
Praxisumzug: Patientenakten, Schweigepflicht und die Pflicht, die beim Arzt liegt
Wer Patientenakten von einem Dienstleister transportieren lässt, muss ihn vorher zur Geheimhaltung verpflichten. Passiert das nicht, kann sich die Praxisinhaberin selbst strafbar machen – unabhängig davon, ob etwas schiefgeht.
- Seit 2012 in Berlin
- Festangestelltes Personal
- Verschließbare, nummerierte Behälter
- Dokumentierte Übergabe
- Angebot in 24 Stunden
Kurz beantwortet
Ein Praxisumzug mit Patientenakten ist zulässig – aber nur, wenn der Dienstleister vorher zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen Berufsgeheimnisträger Geheimnisse an sonstige mitwirkende Personen offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Nach § 203 Abs. 4 StGB macht sich der Berufsgeheimnisträger jedoch selbst strafbar, wenn er nicht dafür Sorge getragen hat, dass diese Person zur Geheimhaltung verpflichtet wird. Die Pflicht liegt also bei der Praxis, nicht beim Umzugsunternehmen. Dazu kommen die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach § 630f Abs. 3 BGB und – falls beim Umzug Akten abhandenkommen – eine Meldepflicht binnen 72 Stunden nach Art. 33 DSGVO.
Inhaltsverzeichnis
Wichtiger Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick aus Sicht eines Umzugsunternehmens und ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Für die Beurteilung im Einzelfall sind Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihre Rechtsanwältin und Ihre Kammer zuständig. Wir beschreiben, was wir organisatorisch leisten – die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt bei der Praxis.
Kapitel 01Die Pflicht liegt bei der Praxis
Das ist der Punkt, an dem sich Praxisumzüge von jedem anderen Umzug unterscheiden – und er wird regelmäßig übersehen, weil er nicht nach Umzug aussieht, sondern nach Strafrecht.
| Regelung | Bedeutung für Sie |
|---|---|
| § 203 Abs. 1 StGB | Ärztinnen, Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Apotheker und weitere Berufsgruppen unterliegen der Schweigepflicht. Ein unbefugtes Offenbaren ist strafbar |
| § 203 Abs. 3 StGB | Sie dürfen Geheimnisse an sonstige mitwirkende Personen offenbaren – etwa ein Umzugsunternehmen –, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist |
| § 203 Abs. 4 StGB | Sie machen sich strafbar, wenn Sie nicht dafür Sorge getragen haben, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Auch die mitwirkende Person selbst kann sich strafbar machen |
Zwei Konsequenzen, die zählen
Erstens: Die Verpflichtung ist keine Formalität des Dienstleisters, sondern Ihre Pflicht als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber. Ein Umzugsunternehmen, das keine Verschwiegenheitsverpflichtung anbietet, bringt Sie in eine Lage, in der Sie selbst das Risiko tragen.
Zweitens: Die Strafbarkeit hängt nicht davon ab, ob tatsächlich etwas passiert. Sie knüpft an das Unterlassen der Verpflichtung an. Ein Umzug, bei dem nichts schiefgeht, aber niemand verpflichtet wurde, ist deshalb kein glücklicher Ausgang – er ist ein unentdeckter Verstoß.
Kein Rechtsrat – lassen Sie die Ausgestaltung von Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsanwältin prüfen.
Zum Grundsatz gehört auch die Erforderlichkeit: Offenbart werden darf nur, was für die Tätigkeit nötig ist. Beim Aktentransport heißt das praktisch – niemand muss den Inhalt kennen. Verschlossene, nummerierte Behälter sind deshalb nicht nur eine Sicherheitsmaßnahme, sondern die Umsetzung dieses Grundsatzes.
Kapitel 02Wie die Verpflichtung aussieht
Eine Verschwiegenheitsverpflichtung ist kein aufwendiges Dokument. Wichtig ist, dass sie vor dem Einsatz vorliegt und die richtigen Personen erfasst.
Was hineingehört
- Namentliche Erfassung der eingesetzten Personen – nicht nur des Unternehmens. Fragen Sie nach der Teamliste für Ihren Termin
- Hinweis auf § 203 StGB und die eigene Strafbarkeit der mitwirkenden Person bei unbefugtem Offenbaren
- Fortgeltung nach Ende des Auftrags – die Pflicht endet nicht mit dem Umzugstag
- Unterschrift jeder eingesetzten Person, mit Datum
- Aufbewahrung bei Ihnen, nicht nur beim Dienstleister. Im Zweifel müssen Sie nachweisen, dass Sie Sorge getragen haben
Worauf Sie beim Anbieter achten sollten
- Festangestelltes Personal statt tageweise vermittelter Kräfte. Wer am Vortag nicht weiß, wer kommt, kann niemanden vorab verpflichten
- Feste Teamzuordnung für Ihren Termin, schriftlich bestätigt
- Kein Subunternehmer – jede weitere Ebene macht die Verpflichtungskette länger und schwerer nachweisbar
Wie wir das handhaben
Wir arbeiten mit festangestellten Mitarbeitern und ohne Subunternehmer. Für Praxisumzüge benennen wir das Team vorab namentlich und legen Ihnen die unterschriebenen Verschwiegenheitsverpflichtungen vor dem Umzugstag vor – nicht am Morgen des Termins, wenn niemand mehr Zeit hat, sie zu lesen.
Kapitel 03Braucht es einen AV-Vertrag?
Eine Frage, die fachlich unterschiedlich beurteilt wird – und die Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten klären sollten, statt sich auf eine Antwort aus dem Netz zu verlassen.
| Ebene | Was gilt |
|---|---|
| Strafrecht: Verschwiegenheitsverpflichtung | In jedem Fall erforderlich, wenn ein Dienstleister mit Patientenunterlagen in Berührung kommt (§ 203 Abs. 4 StGB) |
| Datenschutzrecht: Auftragsverarbeitung | Ob ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig ist, hängt von der Ausgestaltung ab. Beim reinen Transport verschlossener Behälter wird das unterschiedlich beurteilt. Mit der Datenschutzbeauftragten klären – und im Zweifel abschließen |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | Prüfen, ob der Umzug und die neue Betriebsstätte Anpassungen erfordern |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Am neuen Standort neu bewerten: Zutritt, Aufstellung der Aktenschränke, Einsehbarkeit von Bildschirmen, Empfangsbereich |
Der praktische Rat
Klären Sie beides in einem Gespräch mit Ihrer Datenschutzbeauftragten, bevor Sie beauftragen – nicht danach. Fragen Sie den Anbieter, ob er eine Verschwiegenheitsverpflichtung und auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellt. Wer beides nicht kennt, hat keinen Praxisumzug gemacht.
Kapitel 04Wie Akten transportiert werden
- Verschließbare Behälter statt offener Kartons. Nummeriert, mit Deckel, nicht durchsichtig
- Regalmeterweise packen, damit die Reihenfolge erhalten bleibt – das erspart am neuen Ort Stunden Sortierarbeit
- Inventarliste mit Behälternummer und Inhaltsbereich, ohne Patientennamen. Die Liste bleibt bei Ihnen
- Übergabe dokumentieren: Anzahl der Behälter bei Übernahme und bei Ablieferung, gegengezeichnet
- Keine Zwischenlagerung über Nacht ohne Absprache. Akten sollten am selben Tag von A nach B kommen; wenn das nicht möglich ist, klären Sie Aufbewahrung und Zugang vorher schriftlich
- Getrennt vom übrigen Umzugsgut transportieren und am Zielort in einen abschließbaren Raum, nicht in den Flur
- Beim Zielort vorbereiten: Aktenschränke stehen und sind abschließbar, bevor die Behälter kommen
- Sichtschutz beachten: Der Transportweg führt oft durch öffentlich zugängliche Bereiche – geschlossene Behälter lösen das
Der häufigste Fehler
Akten werden in Umzugskartons gepackt, die oben offen bleiben, weil sie zu voll sind – und dann durch ein Treppenhaus getragen, in dem andere Mieter wohnen. Das ist der Moment, in dem aus einem Transport ein Offenbaren wird.
Rechnen Sie deshalb Behälter statt Kartons. Wir bringen verschließbare Behälter in ausreichender Zahl mit und packen sie nicht bis zum Rand.
Kapitel 05Aufbewahrungsfristen
Vor einem Umzug lohnt sich die Frage, was überhaupt mitmuss. Denn jeder Regalmeter, der nicht transportiert wird, kostet nichts.
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Patientenakte | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung | § 630f Abs. 3 BGB, soweit nicht andere Vorschriften längere Fristen vorsehen |
| Unterlagen aus dem Strahlenschutzbereich | Teils längere Fristen | Strahlenschutzrecht – gesondert prüfen, die Fristen unterscheiden sich je Anwendung |
| Weitere berufsrechtliche Vorgaben | Je Berufsgruppe unterschiedlich | Berufsordnung, Kammer – dort erfragen |
| Kaufmännische Unterlagen der Praxis | Getrennt zu betrachten | Steuer- und Handelsrecht – siehe Aufbewahrungsfristen für Betriebe |
Nicht vor dem Umzug aussortieren – aber vorher sortieren
Der Unterschied ist wichtig. Aussortieren und vernichten braucht eine sorgfältige Fristenprüfung und sollte nicht unter Umzugsdruck geschehen. Sortieren dagegen lohnt sich: Trennen Sie den Bestand nach Jahrgängen, damit später fristgerecht ausgesondert werden kann, ohne dass jemand suchen muss.
Wenn der Bestand am neuen Standort keinen Platz hat, ist eine Einlagerung der bessere Weg als eine schnelle Vernichtung. Wichtig ist dann, dass Sie im Prüfungs- oder Auskunftsfall zugreifen können – dazu der Ratgeber Einlagerung für Firmen.
Kapitel 06Aktenvernichtung mit Nachweis
Wenn Bestände tatsächlich vernichtet werden sollen, ist das eine eigene Dienstleistung – und nicht Teil eines Umzugs.
- Zertifizierte Vernichtung nach der einschlägigen Norm für Datenträgervernichtung, mit passender Sicherheitsstufe für Gesundheitsdaten
- Vernichtungsnachweis schriftlich – er ist Ihr Beleg gegenüber Aufsicht und Patienten
- Verschlossene Sammelbehälter bis zur Vernichtung, kein Zwischenlagern in offenen Containern
- Auch digitale Datenträger: Festplatten, Sicherungsmedien, alte Röntgen- und Bildarchive. Löschen genügt nicht, physische Vernichtung oder zertifiziertes Löschverfahren
- Fristenprüfung dokumentieren, bevor vernichtet wird – wer vernichtet, muss belegen können, dass er durfte
Was wir übernehmen und was nicht
Wir transportieren, verpacken und lagern ein – mit verschlossenen Behältern, Nummerierung und dokumentierter Übergabe. Die zertifizierte Aktenvernichtung mit Nachweis ist eine eigene Dienstleistung, die wir nicht selbst erbringen, aber auf Wunsch mit beauftragen und terminlich einbinden. Ein Umzugsunternehmen, das Ihnen Aktenvernichtung als Nebenleistung anbietet, sollte Ihnen erklären können, welche Sicherheitsstufe es einhält.
Kapitel 07Praxissoftware, Server, Datenträger
Die digitale Seite ist beim Praxisumzug der kritischere Pfad – und sie liegt nicht in unserer Hand.
- Vollständige Sicherung vor dem Umzug, geprüft und mit Rücksicherungstest. Eine Sicherung, die niemand zurückgespielt hat, ist keine Sicherung
- Sicherungsmedien selbst transportieren – nicht im Umzugsgut. Verschlüsselt, in der Hand einer benannten Person
- Server und Datenträger gehören in die Verantwortung Ihres IT-Dienstleisters. Wir bewegen Hardware, wenn das gewünscht ist – die Datenverantwortung bleibt bei Ihnen und ihm
- Zeitfenster mit dem PVS-Anbieter abstimmen: Wann wird abgemeldet, wann am neuen Standort in Betrieb genommen, wer ist erreichbar
- Telematik-Anbindung und Konnektor früh einplanen – Anschluss und Freischaltung am neuen Standort haben Vorlaufzeiten, die niemand beschleunigen kann
- Kartenterminals und Lesegeräte gesondert behandeln und dokumentieren
- Erst Testarbeitsplatz, dann Öffnung: Ein Arbeitsplatz mit PVS-Zugriff und Kartenleser muss funktionieren, bevor Patienten kommen
Die Arbeitsteilung, die funktioniert
IT-Dienstleister: Sicherung, Abmeldung, Wiederinbetriebnahme, Netzwerk, Telematik. Wir: Transport der Hardware, Verpackung, Aufstellung am Zielarbeitsplatz, Kabel je Gerät gebündelt und beschriftet. Sie: Sicherungsmedien und Zugangsdaten. Wir stimmen die Termine mit Ihrem IT-Dienstleister ab, damit die Übergänge passen – die Leistung selbst erbringt er.
Kapitel 08Wenn Akten abhandenkommen
72 Stunden – die Frist, an die beim Umzug niemand denkt
Geht beim Umzug ein Behälter mit Patientenunterlagen verloren oder wird er unbefugt geöffnet, liegt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vor. Sie ist der zuständigen Aufsichtsbehörde grundsätzlich unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden zu melden (Art. 33 DSGVO) – bei hohem Risiko sind zusätzlich die betroffenen Personen zu informieren.
Die Frist beginnt mit dem Bekanntwerden. Deshalb ist die dokumentierte Übergabe mit Behälterzählung nicht Bürokratie, sondern der Mechanismus, der einen Verlust überhaupt bemerkbar macht – am selben Tag statt in drei Wochen.
Kein Rechtsrat – bei einem Vorfall wenden Sie sich sofort an Ihre Datenschutzbeauftragte.
- Behälter bei Übernahme und Ablieferung zählen und beide Zahlen gegenzeichnen. Nur so fällt eine Differenz auf
- Ansprechperson benennen, die am Umzugstag erreichbar ist und Abweichungen sofort meldet
- Vorfall dokumentieren: was, wann, wie viele Datensätze betroffen, welche Maßnahmen ergriffen
- Nicht abwarten: Die Frist läuft ab Kenntnis, nicht ab Klärung der Ursache
Kapitel 09Checkliste
Vor der Beauftragung
- Datenschutzbeauftragte einbezogen, Verschwiegenheitsverpflichtung und AV-Vertrag geklärt
- Anbieter arbeitet mit festangestelltem Personal ohne Subunternehmer
- Team für den Termin namentlich benannt
- Verschließbare Behälter in ausreichender Zahl zugesagt
Vor dem Umzugstag
- Unterschriebene Verpflichtungen liegen Ihnen vor
- Bestand nach Jahrgängen sortiert, Inventarliste ohne Patientennamen erstellt
- Vollständige Datensicherung mit geprüfter Rücksicherung
- Sicherungsmedien und Zugangsdaten bei einer benannten Person
- Aktenschränke am Zielort aufgestellt und abschließbar
- Abschließbarer Raum am Zielort für die Behälter festgelegt
- IT-Dienstleister und PVS-Anbieter terminlich abgestimmt
- Ansprechperson für den Umzugstag benannt und erreichbar
Nach dem Umzug
- Behälterzahl bei Ablieferung geprüft und gegengezeichnet
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und technisch-organisatorische Maßnahmen angepasst
- Zutritt, Einsehbarkeit und Empfangsbereich am neuen Standort bewertet
- Testarbeitsplatz mit PVS und Kartenleser vor Öffnung geprüft
Praxisumzug anfragen – mit Verschwiegenheitsverpflichtung
Wir benennen das Team vorab namentlich und legen die unterschriebenen Verpflichtungen vor dem Umzugstag vor. Verschließbare Behälter, Nummerierung, dokumentierte Übergabe.
Angebot anfordern 030 588 48 200Häufige Fragen
Darf ein Umzugsunternehmen Patientenakten transportieren?
Ja, unter Voraussetzungen. Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen Berufsgeheimnisträger Geheimnisse an sonstige mitwirkende Personen offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Voraussetzung ist, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde – andernfalls kann sich die Praxisinhaberin nach § 203 Abs. 4 StGB selbst strafbar machen. Die Pflicht, dafür Sorge zu tragen, liegt bei der Praxis.
Wer muss die Verschwiegenheitsverpflichtung veranlassen?
Die Praxis. § 203 Abs. 4 StGB knüpft die Strafbarkeit daran, dass der Berufsgeheimnisträger nicht dafür Sorge getragen hat, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wird. Ein Umzugsunternehmen, das keine Verpflichtung anbietet, verlagert das Risiko auf Sie. Achten Sie darauf, dass die eingesetzten Personen namentlich erfasst sind und die Verpflichtung vor dem Einsatz unterschrieben vorliegt.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Das hängt von der Ausgestaltung ab und wird fachlich unterschiedlich beurteilt – beim reinen Transport verschlossener Behälter etwa anders als bei einer Einlagerung mit Zugriff. Die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB ist in jedem Fall erforderlich. Klären Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Ihrer Datenschutzbeauftragten und schließen Sie ihn im Zweifel ab.
Wie werden Patientenakten beim Umzug transportiert?
In verschließbaren, nummerierten und nicht durchsichtigen Behältern, regalmeterweise gepackt, damit die Reihenfolge erhalten bleibt. Dazu eine Inventarliste mit Behälternummer und Inhaltsbereich, aber ohne Patientennamen, die bei der Praxis bleibt. Die Behälterzahl wird bei Übernahme und Ablieferung gezählt und gegengezeichnet. Am Zielort gehören die Behälter in einen abschließbaren Raum, nicht in den Flur.
Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?
Grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB), soweit nicht andere Vorschriften längere Fristen vorsehen. Im Strahlenschutzbereich gelten teils längere Fristen, und Berufsordnungen können weitere Vorgaben enthalten – prüfen Sie das gesondert und fragen Sie bei Ihrer Kammer nach. Sortieren Sie den Bestand vor dem Umzug nach Jahrgängen, vernichten Sie aber nicht unter Zeitdruck.
Was passiert, wenn beim Umzug Akten verloren gehen?
Dann liegt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vor, die der Aufsichtsbehörde grundsätzlich unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden zu melden ist (Art. 33 DSGVO); bei hohem Risiko sind zusätzlich die Betroffenen zu informieren. Die Frist beginnt mit dem Bekanntwerden. Deshalb ist die dokumentierte Behälterzählung bei Übernahme und Ablieferung so wichtig – sie macht einen Verlust am selben Tag bemerkbar.
Übernehmen Sie auch die Aktenvernichtung?
Nein, nicht selbst. Die zertifizierte Aktenvernichtung mit Vernichtungsnachweis ist eine eigene Dienstleistung mit eigenen Anforderungen an die Sicherheitsstufe. Wir beauftragen sie auf Wunsch mit und binden sie terminlich ein. Wichtig ist, dass die Fristenprüfung vor der Vernichtung dokumentiert wird – wer vernichtet, muss belegen können, dass er durfte.
Wer transportiert Server und Datenträger?
Die Hardware bewegen wir, wenn das gewünscht ist. Die Datenverantwortung bleibt bei der Praxis und ihrem IT-Dienstleister: Sicherung mit geprüfter Rücksicherung vor dem Umzug, Abmeldung und Wiederinbetriebnahme, Netzwerk und Telematik-Anbindung. Sicherungsmedien sollten verschlüsselt und in der Hand einer benannten Person selbst transportiert werden, nicht im Umzugsgut.
Fazit: Die Verpflichtung ist Ihre Pflicht, nicht die des Dienstleisters
§ 203 Abs. 4 StGB knüpft die Strafbarkeit an ein Unterlassen – daran, dass niemand dafür gesorgt hat, die mitwirkende Person zur Geheimhaltung zu verpflichten. Das gilt unabhängig davon, ob beim Umzug etwas passiert. Klären Sie die Verpflichtung deshalb vor der Beauftragung und lassen Sie sich die unterschriebenen Dokumente vor dem Umzugstag vorlegen.
Drei organisatorische Dinge erledigen den Rest: verschließbare Behälter statt offener Kartons, Behälter zählen bei Übernahme und Ablieferung – das ist der Mechanismus, der einen Verlust binnen der 72-Stunden-Frist bemerkbar macht – und Sicherungsmedien selbst transportieren, nicht im Umzugsgut.
Unsere Leistungen: Praxisumzug, IT- und Technik-Transport, Einlagerung, Montageservice und Gewerbeumzug. Weiterlesen: Praxisumzug planen, Einlagerung für Firmen und Büroumzug planen.
Kostenlose Besichtigung beider Objekte
Wir erfassen Regalmeter, Sonderobjekte und Zugangssituation – und legen Ihnen vorab dar, wie wir die Verschwiegenheitsverpflichtung handhaben.
Besichtigung vereinbaren Zur LeistungsseiteHinweis zu den Rechtsangaben
Die Angaben zu Schweigepflicht, Datenschutz und Aufbewahrungsfristen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften, die Vorgaben Ihrer Kammer und die Beurteilung im Einzelfall. Wir beschreiben, was wir organisatorisch leisten – die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt bei der Praxis.