Praxisumzug: Patienten informieren und erreichbar bleiben
Praxisumzug: Patienten informieren und erreichbar bleiben
Adresse, Rufnummer und Termine müssen nach einem Praxisumzug zusammenpassen. Mit einem abgestimmten Informationsplan helfen Sie Patienten, Team und Kooperationspartnern, den neuen Standort zu erreichen.
- Seit 2012 in Berlin
- Etappen und Wochenendtermine
- Feste Ansprechperson
- Abstimmung mit Ihren Fachdiensten
- Angebot nach Umfang
Kurz beantwortet
Planen Sie Erreichbarkeit und Patienteninformation parallel zum Umzug. Klären Sie den Telefonanschluss, informieren Sie das Team und aktualisieren Sie Termine sowie öffentliche Einträge. Kommunizieren Sie nur bestätigte Daten und nennen Sie mögliche Einschränkungen konkret. Dieser Ratgeber ergänzt die Transportplanung für Berlin und das nahe Umland sowie Praxisverlagerungen mit Start oder Ziel in dieser Region.
Inhaltsverzeichnis
Wichtiger Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick aus Sicht eines Umzugsunternehmens und ersetzt keine Rechtsberatung. Vorgaben zu Praxisschild und Ankündigung richten sich nach der Berufsordnung Ihrer Kammer, arbeitsrechtliche Fragen nach Ihren Arbeitsverträgen und dem Einzelfall. Zur Genehmigung der Sitzverlegung siehe Praxisumzug planen.
Kapitel 01Die Rufnummer zuerst
Eine bekannte Praxisrufnummer erleichtert den Kontakt. Prüfen Sie früh, wie Telefonie am neuen Standort und während der Übergangszeit funktioniert. Die aktuelle Adresse ist ebenso wichtig.
| Fundstelle | Was geprüft werden sollte |
|---|---|
| Überweisungsscheine und Befundberichte | Neue Kontaktdaten auf künftig ausgegebenen Unterlagen verwenden. |
| Karteikarten und Software anderer Praxen | Kooperationspartner um Aktualisierung ihrer Kontaktdaten bitten. |
| Arztsuchportale und Verzeichnisse | Adresse, Rufnummer und Öffnungszeiten kontrollieren. |
| Patientenhandys und Notizzettel | Änderungen über mehrere geeignete Kanäle mitteilen. |
| Rezepte, Stempel, Briefbögen | Druckvorlagen und Stempel zum passenden Zeitpunkt umstellen. |
| Krankenhäuser und Pflegedienste | Ansprechpartner direkt informieren und Empfang bestätigen lassen. |
Anschluss und Rufnummer früh prüfen
Lassen Sie Ihren Anbieter Anschlussverfügbarkeit, Rufnummernmitnahme und Umschalttermin für die neue Adresse prüfen. Allgemeine Hinweise bietet die Bundesnetzagentur zu Anbieterwechsel und Umzug.
Falls die Nummer wechselt, vereinbaren Sie eine geeignete Übergangslösung. Ansage oder Weiterleitung können helfen, sofern technisch verfügbar und datenschutzgerecht eingerichtet. Dauer und Kosten mit dem Anbieter abstimmen.
- Umschaltung abstimmen: Bestellung und Portierung rechtzeitig veranlassen und den Termin bestätigen lassen.
- Übergang testen: Weiterleitung oder Ersatzkontakt mit klarer Zuständigkeit und geschütztem Zugriff einrichten.
- Ansage aktualisieren: Datum, Adresse, Erreichbarkeit und abgestimmte Hinweise für die Schließzeit nennen.
- Weitere Kontaktwege: Genutzte Rufnummern und Kommunikationsdienste vollständig erfassen; Übermittlungswege für Patientendaten gesondert prüfen.
- Telematik-Anbindung gehört in dieselbe Planung, siehe Patientendaten und Praxissoftware
Kapitel 02Wer erfährt es wann
- Frühzeitig internTeam einbeziehen
Bestätigte Planungen, offene Fragen und Zuständigkeiten besprechen. Erforderliche Beteiligung rechtzeitig klären.
- PlanungsphaseBerufliche Stellen abstimmen
Benötigte Schritte mit Kammer und gegebenenfalls KV klären. Vertiefung: Praxisumzug planen.
- Nach bestätigter PlanungKooperationspartner informieren
Zuweisende Praxen, Kliniken und weitere Partner über gültige Kontaktdaten und Termine informieren.
- Bei TerminvereinbarungStandort eindeutig nennen
Bei Terminen nach dem Wechsel die neue Adresse und Anfahrt bereits in der Bestätigung angeben.
- Vor dem WechselPatienten über mehrere Kanäle erreichen
Persönliche Hinweise, Aushänge und geeignete schriftliche Informationen aufeinander abstimmen.
- Zum passenden ZeitpunktÖffentliche Angaben aktualisieren
Website, Profile, Verzeichnisse und Terminbuchung mit gültigem Datum aktualisieren und prüfen.
- Während der ÜbergangszeitErreichbarkeit konkret nennen
Schließzeiten, Ersatzkontakt und abgestimmte Vertretungshinweise veröffentlichen.
Der Hinweis am alten Standort
Ein Hinweisschild am bisherigen Standort kann fehlgeleitete Besucher erreichen. Inhalt, Anbringung und Dauer mit Eigentümer und gegebenenfalls Kammer abstimmen. Der Text sollte den neuen Standort und den gültigen Zeitpunkt eindeutig nennen.
Kapitel 03Personal und Arbeitsort
Ein neuer Standort kann Arbeitswege und Arbeitsabläufe verändern. Besprechen Sie Auswirkungen mit dem Team und klären Sie rechtliche Fragen, bevor Einsatzpläne verbindlich werden.
Rechtlich prüfen lassen
- Vertragsgrundlage: Vereinbarten Arbeitsort und mögliche Änderungen fachlich prüfen lassen.
- Individuelle Auswirkungen: Neue Wege und persönliche Rahmenbedingungen in die Abstimmung einbeziehen.
- Arbeitszeitfragen bei Wochenend- oder Abendeinsätzen im Zuge des Umzugs vorab klären
Praktisch kommunizieren
- Anfahrt zeigen: Öffentliche Verkehrsmittel, Park- und Fahrradmöglichkeiten nachvollziehbar darstellen.
- Arbeitsplätze zuordnen: Raumplan und erforderliche Ausstattung mit dem Team abstimmen.
- Aufgaben festlegen: Interne Vorbereitung und Umzugsleistungen trennen; sichere und zumutbare Aufgaben vereinbaren.
- Lösungen besprechen: Bei veränderten Wegen mögliche Anpassungen prüfen, ohne deren Umsetzbarkeit vorwegzunehmen.
Auswirkungen auf das Team berücksichtigen
Frühe Gespräche können offene Fragen und Belastungen sichtbar machen. Eine pauschale Kostenrechnung zu Personalwechseln wäre ohne Daten nicht belastbar. Dokumentieren Sie besprochene Lösungen und noch offene Punkte.
Kapitel 04Patienten informieren
Nicht ein Kanal, sondern mehrere – weil Patientinnen und Patienten sehr unterschiedlich erreichbar sind.
Persönlich beim Termin
Beim Gespräch den Umzug erwähnen und einen kurzen Hinweis mit Adresse und Datum mitgeben. Das Team sollte dieselben bestätigten Angaben verwenden.
Aushang im Wartezimmer
Gut lesbar und frühzeitig nach bestätigter Planung aushängen. Datum, Adresse und Anfahrt knapp darstellen.
Terminzettel und Praxisunterlagen
Bei Terminen nach dem Wechsel den zugehörigen Standort eindeutig nennen. Offizielle Formulare und Druckvorlagen nach den geltenden Vorgaben aktualisieren.
Anrufbeantworter
Ansage mit Datum, neuer Adresse und Erreichbarkeit während der Umzugstage. Erreicht die Gruppe, die zuerst anruft.
Schild am alten Standort
Mit abgestimmter Anbringung und Dauer kann ein Hinweis Besucher zur neuen Adresse führen.
Anschreiben
Bei Bedarf gezielt informieren, etwa wenn ein Termin lange im Voraus vereinbart wurde. Kontaktweg und Datenschutzanforderungen der Praxis beachten.
Was auf jede Information gehört
Nennen Sie gültige Adresse, Rufnummer, Umzugsdatum und Schließzeiten. Ergänzen Sie bestätigte Vertretungs- und Erreichbarkeitshinweise. Die Praxis legt fest, welche Hinweise für dringende Anliegen erforderlich sind.
Beschreiben Sie Haltestelle, Eingang, Etage und Aufzug konkret. Aussagen zur Barrierefreiheit nur nach Prüfung der tatsächlichen Zugänglichkeit verwenden.
Kapitel 05Wenn Patienten wechseln wollen
Wenn Patienten die Praxis wechseln möchten, braucht es einen geordneten Umgang mit Aktenanfragen. Besprechen Sie den Ablauf intern vor der Umzugsphase.
Anspruch auf Einsicht und Abschriften
Nach § 630g BGB können Patienten grundsätzlich Einsicht und Abschriften verlangen. Die erste Abschrift wird unentgeltlich bereitgestellt. Gesetzliche Ausnahmen und weitere Auskunftsrechte sind im Einzelfall zu beachten. Bereiten Sie einen Ablauf für Anfragen vor.
- Ablauf festlegen: Wer bearbeitet Anfragen, in welcher Frist, in welcher Form
- Identität prüfen, bevor Unterlagen herausgehen – das ist der Punkt, an dem unter Zeitdruck Fehler passieren
- Sichere Übermittlung: nicht per unverschlüsselter E-Mail, sondern persönlich oder auf einem geeigneten Weg
- Dokumentieren, was wann an wen herausgegeben wurde
- Aufbewahrungspflicht bleibt: Die Herausgabe von Kopien entbindet nicht von der Pflicht, die Akte weiter aufzubewahren – siehe Aufbewahrungsfristen
Die zuständige Datenschutzberatung oder Kammer kann die praktische Ausgestaltung prüfen.
Realistisch bleiben
Patientenentscheidungen hängen von unterschiedlichen Umständen ab. Eine verlässliche Prognose lässt sich aus Entfernung oder Anbindung allein nicht ableiten. Gute Information erleichtert zumindest die Orientierung und Kontaktaufnahme.
Kapitel 06Portale, Karten, Verzeichnisse
Erfassen Sie relevante Online-Einträge und deren Zugänge. Änderungen sind anschließend auf tatsächliche Sichtbarkeit und Richtigkeit zu kontrollieren.
| Bereich | Was zu tun ist |
|---|---|
| Eigene Website | Adresse, Anfahrt, Impressum, Kontaktseite, strukturierte Daten. Und einen Hinweis auf der Startseite mit Datum |
| Google-Unternehmensprofil | Bei derselben umziehenden Praxis das bestehende Profil aktualisieren; Umzugszeiten und gegebenenfalls erforderliche Bestätigung beachten. |
| Kartendienste | Adresse und Kartenmarkierung bei den genutzten Diensten prüfen; Bearbeitungsdauer kann variieren. |
| Arztsuchportale | Berechtigung zur Bearbeitung prüfen und notwendige Korrekturen beim jeweiligen Portal veranlassen. |
| Arztsuche der Kassenärztlichen Vereinigung | Über die KV aktualisieren – für Patientensuche ein wichtiger Kanal |
| Branchen- und Stadtteilverzeichnisse | Nach Praxisname suchen, relevante Treffer erfassen und Änderungen dokumentieren. |
| Terminbuchungsdienste | Adresse, Anfahrt und Verfügbarkeiten für die Umzugstage |
| Drucksachen | Rezeptdrucker, Stempel, Briefbögen, Terminzettel, Praxisschild, Beschilderung im Haus |
Bestehendes Google-Profil aktualisieren
Google empfiehlt bei einem Standortwechsel, das bestehende Unternehmensprofil zu ändern. Ein versehentlich neu angelegtes Profil führt nicht automatisch zu endgültig verlorenen Bewertungen. Die Google-Hilfe zur Übertragung von Bewertungen beschreibt mögliche Fälle und Einschränkungen.
Falls doppelte Profile vorhanden sind, prüfen Sie zunächst deren Zuordnung. Nutzen Sie anschließend den Google-Prozess für doppelte Profile; nicht ungeprüft einen Eintrag löschen.
Nach dem Umzug erneut kontrollieren
Suchen Sie nach Praxisname und Adresse und prüfen Sie die relevanten Einträge. Halten Sie Korrekturen und offene Rückmeldungen fest. Wiederholen Sie die Kontrolle, bis die wichtigsten Angaben übereinstimmen.
Kapitel 07Terminplanung und Vertretung
- Schließzeiten planen: Transport, technische Arbeiten und erforderliche Freigaben zusammen berücksichtigen; siehe Medizingeräte und Wiederinbetriebnahme.
- Terminvergabe abstimmen: Kapazität und mögliche Reserven anhand des geplanten Wiederanlaufs festlegen.
- Notfallversorgung klären: Wohin wenden sich Patienten während der Schließzeit? Diese Information gehört in jede Kommunikation
- Vertretung organisieren, wo das erforderlich ist, und mit Kolleginnen im Umfeld absprechen
- Verschiebungen medizinisch abstimmen: Die Praxis beurteilt, welche Termine verlegt werden können, und informiert Betroffene.
- Zeitfenster vergleichen: Dienstbetrieb, Fachservice, Gebäuderegeln und Transportmöglichkeiten gemeinsam berücksichtigen.
- Kontakt organisieren: Zuständigkeit und Erreichbarkeit während der Schließzeit festlegen und testen.
Was wir dazu beitragen
Abend-, Wochenend- oder Etappentermine können nach Verfügbarkeit und Objektbedingungen vereinbart werden. Ob einzelne Bereiche weiterarbeiten können, klärt die Praxis mit ihren Fachstellen. Die Koordination legen wir im Auftrag fest.
Für bestimmte Gütertransporte gelten Sonn- und Feiertagsfahrverbote, unter anderem für LKW über 7,5 Tonnen und Anhänger hinter LKW. Anwendungsbereich und Ausnahmen regelt § 30 StVO. Wir prüfen die Bedingungen für die konkret geplante Fahrt.
Kapitel 08Der erste Praxistag
- Vor WiederaufnahmeBenötigte Funktionen prüfen
Die Praxis legt die notwendigen Tests und Freigaben anhand des Behandlungsspektrums fest. Telefon und Terminverwaltung in den Test aufnehmen.
- Zum NeustartKapazität realistisch planen
Verfügbare Räume, Personal und Technik bei der Terminvergabe berücksichtigen. Reserven für Rückfragen prüfen.
- Vor dem ersten BesuchBesucherführung prüfen
Eingang, Klingel, Etage und Beschilderung kontrollieren. Angaben zur Zugänglichkeit mit den tatsächlichen Wegen abgleichen.
- In der StartphaseRückfragen zuordnen
Ansprechpartner und Vertretung für Telefon und Empfang benennen. Zusätzlichen Bedarf anhand der Situation prüfen.
- Nach dem WechselMeldungen sammeln
Offene Punkte zentral erfassen, priorisieren und Verantwortlichen zuordnen. Dringende Probleme sofort bearbeiten.
- NachkontrolleInformationen und Abläufe prüfen
Online-Einträge und Erreichbarkeit erneut testen. Rückmeldungen aus dem Team auswerten.
Praxisumzug anfragen – mit Etappenplan
Nennen Sie uns Standorte, Umfang und Terminrahmen. Wir stimmen den möglichen Ablauf und die Koordination mit Ihnen ab.
Angebot anfordern 030 588 48 200Häufige Fragen
Kann ich meine Praxisrufnummer mitnehmen?
Lassen Sie Rufnummernmitnahme und Anschlussverfügbarkeit für die neue Adresse beim Anbieter prüfen. Eine geeignete Übergangslösung sollte ebenfalls vor dem Umzug vereinbart und getestet werden.
Wann sollte ich Patienten über den Praxisumzug informieren?
Sobald die Angaben belastbar sind, planen Sie die gestaffelte Information. Patienten mit Terminen nach dem Wechsel benötigen die richtige Adresse bereits bei Bestätigung. Team, Kooperationspartner und öffentliche Einträge sollten abgestimmt aktualisiert werden.
Was gehört in die Patienteninformation?
Adresse, Datum, Rufnummer und Schließzeiten sowie bestätigte Hinweise zu Vertretung und Erreichbarkeit. Anfahrt, Eingang und tatsächliche Zugänglichkeit verständlich beschreiben.
Was passiert, wenn Patienten ihre Akte mitnehmen wollen?
Die Praxis bearbeitet Anfragen nach Einsicht oder Abschriften. Nach § 630g BGB ist die erste Abschrift grundsätzlich kostenlos. Identität, sichere Übermittlung und Dokumentation sind zu klären; Aufbewahrungspflichten bleiben gesondert zu beachten.
Wie ändere ich den Google-Eintrag der Praxis richtig?
Bei derselben verlegten Praxis das bestehende Profil aktualisieren. Bei Dubletten die Google-Hilfe beziehungsweise den Support nutzen; Bewertungen sind nicht allein durch das Anlegen eines zweiten Profils automatisch endgültig verloren.
Darf ich den Arbeitsort meines Personals einfach verlegen?
Das muss anhand von Arbeitsvertrag und konkreten Umständen geprüft werden. Auswirkungen und erforderliche Vereinbarungen sollten vor der Umsetzung geklärt sein.
Wie viele Schließtage muss ich einplanen?
Das richtet sich nach Transportumfang, technischen Arbeiten und erforderlicher Betriebsbereitschaft. Die Praxis stimmt den Wiederanlauf mit den beteiligten Fachstellen ab; ein allgemeiner Zeitraum lässt sich nicht nennen.
Verliere ich durch den Umzug Patienten?
Das lässt sich nicht verlässlich vorhersagen. Anbindung, persönliche Präferenzen und Versorgungssituation spielen eine Rolle. Klare Information erleichtert den Patienten die Planung.
Fazit: Erreichbarkeit und Informationen abstimmen
Klären Sie Telefonie, Termine und Zuständigkeiten frühzeitig. Team, Patienten und Kooperationspartner brauchen dieselben bestätigten Angaben. Kontrollieren Sie nach dem Wechsel, ob diese Informationen tatsächlich ankommen.
Aktualisieren Sie das bestehende Google-Profil und prüfen Sie weitere Einträge. Halten Sie offene Korrekturen in einer Liste fest.
Unsere Leistungen: Praxisumzug, IT- und Technik-Transport, Montageservice, Objekteinrichtung und Einlagerung. Weiterlesen: Praxisumzug planen, Patientenakten und Schweigepflicht und Röntgen und Medizingeräte.
Besichtigung und Ablauf abstimmen
Unser Schwerpunkt liegt in Berlin und dem nahen Umland. Bei Fernverlagerungen liegt Start oder Ziel in dieser Region. Wir prüfen Umfang, Zugänge und einen passenden Transportablauf.
Besichtigung vereinbaren Zur LeistungsseiteHinweis zu den Rechtsangaben
Die Hinweise dienen der organisatorischen Vorbereitung. Rechtliche Fragen zu Akten, Personal und beruflichen Vorgaben sind von der Praxis mit den zuständigen Fachstellen zu klären.